業務を行った内容を報告する作業日報の作成は、建設業などをはじめ、様々な職種で業務の一環となっています。
会社側から依頼されて、毎日執筆している人も多いでしょう。
そこで今回は、作業日報を効率的に執筆する方法について解説します。
テンプレートやフォーマットを使う方法も紹介するので、チェックしてみてください。
この記事を書いた人：受発注ライフ編集部
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作業日報とは?
作業日報は、その日に行った業務を会社のメンバーや上司に報告する文書のこと。
作業日報を作成することにより、書いた本人がその日の作業内容を振り返れるので、翌日以降の作業目標を立てやすいです。
そして、上長や他のメンバーは現場の状況を詳しく把握することができます。
作業日報を書くことは軽視されがちですが、コツコツと書き続けることで大きな成果を生むのです。
業務日誌はどんな目的で執筆する?
作業日報を作成するときには、その目的について理解しておくことが大切です。
作業日報の目的は、大きく分けて2つあります。
1つは、作業員の労務管理。
特に建設業などにおいては、現場での労働環境を維持するために運用されていることも多いです。
業務日誌を取り入れることで、作業員にとって快適な労働環境を守ることにつながります。
そしてもう1つは、コスト管理。
建設業などにおいて、想定していた労働力と実際の労働力を適切に評価することはとても重要です。
人件費が年々上がっている建設業などにおいて、適切な人員配置と予算管理をするのに役立っています。
作業日報に書く項目
ここからは、建設業などで作業員が書くことの多い作業日報に各項目について紹介します。
日報を効率的に執筆したい人は参考にしてみてください。
日付
まず業務日誌に書かなくてはならないのが、日付。
当たり前になってしまい、意外と忘れがちな項目です。
また、日付を間違ってしまうと、内容と辻褄が合わなくなってしまうので注意しましょう。
記入者氏名
次に業務日誌に書いておきたいのが、記入者氏名。
組織や会社のメンバー、上司が確認する際に最初に見るポイントです。
一番大事な要素なので、書き忘れないようにテンプレート化しておくといいでしょう。
工事名・現場名
建設業に従事している人は、工事名や現場名も書いておきましょう。
これを書くことで、日報を見た人はある程度の状況が把握できるはずです。
1日の間に複数の現場を回った際にも、すべての現場の名前を忘れずに書いておきましょう。
天気
建設業など屋外で作業することが多い職業は、その日の天気についての情報も貴重な記録になります。
天候に作業進捗が左右されやすいため、周りに報告をする意味も込めて、忘れずに書いておきましょう。
作業時間
業務日誌を書く際には、作業時間も残しておきましょう。
業務時間に応じて報酬を受け取るアルバイトの人にとっては、特に重要です。
会社側に自分の仕事ぶりをアピールする意味でも、しっかり書いておきましょう。
振り返り
業務日誌に欠かせないのが、振り返りです。
その日の業務を思い返して、思い浮かんできた反省点や改善点を書いていきます。
これを書くことで、日々の業務をより有意義なものにできるでしょう。
備考
備考も業務日誌に書いておくべき項目の一つです。
主題として書くほどの内容ではなくとも、些細なことでも構いません。
備考として残しておくことで、中長期目線でのリスク軽減につながります。
作業日報を書くことのメリット
作業日報を書くことで、作業員と組織のどちらにもメリットがあります。
ここからは業務日誌によるメリットについて解説。
実際にどのような利点があるのかについて、チェックしてみましょう。
現場の進捗状況を把握できる
組織のメンバーや作業員の上司は作業日報を通して、現場の状況を知れます。
特に建設業などにおける工事は、顧客が関わっていることも多く、進捗状況の共有は必須。
その日に自分がどのような業務を行っていたかを詳しく共有しておきましょう。
トラブルの防止に役立つ
業務日誌の大きなメリットの一つとして、トラブル防止に役立つ点が挙げられます。
建設業などにおいて、作業の妨げになるようなトラブルがないかを確認することは重要です。
もしトラブルが起こってしまった場合は、ヒヤリハット対策として記録を残しましょう。
生産性の向上につながる
作業日報を書くことで、自分の仕事の進捗状況を改めて整理することが可能です。
進捗状況を正確に把握することで、業務の生産性が上がることが期待できます。
同じプロジェクトを行うメンバー同士で、お互いの進捗状況を把握するのにも効果的。
各人が日報に進捗を残すことで、組織レベルでの生産性向上につながるかもしれません。
労働環境の改善
労働環境をつぶさに観察する必要性が高い業種において、業務日報はとても重要です。
業務日誌には、作業員の精神状態や現場の人間関係などの情報が含まれていることもあります。
また、残業時間が極端に多い場合や、早退の多さなどもチェックが可能です。
作業員が心身ともに健康で仕事を行うことが、事故を未然に防ぐことにつながります。
作業日報の保管期間は?
作業員が作業日報を書いてから、どのくらいの期間保存しておけばよいのでしょうか。
ここからは、業種によって異なる作業日報の保管期間について解説します。
製造業における作業日報の保存期間
製造業における、作業日報のデータ保存期間の目安は3年間です。
安全衛生委員会議事録等の書面の保管期間は、3年以上と安衛則23条で定められています。
作業日報の内容が、安全衛生委員会議事録にあたる場合には、上記の保管期間を守りましょう。
建設業における作業日報の保存期間
建設業では、帳簿書類の保管期間は5年以上と建築物衛生法第10条に記されていることから、業務日誌の保管期間は5年間とされています。
作業日報が帳簿書類の機能を果たす場合には、保管を徹底しましょう。
運送業における作業日報の保存期間
運送業においての作業日報の保管期間は1年が目安。
これは、旅客自動車運送事業運輸規則第26条に記載のある条項が根拠です。
条項によれば、最低でも1年間の保存が義務付けられているので、遵守しましょう。
業務日誌を書く時のコツ
毎日の業務である作業日報は、効率的に執筆したいものです。
そこで、ここからは業務日誌を書く時のコツについて紹介します。
意義のある日誌を書くためのコツも併せてチェックしてみてください。
当日中の執筆を意識する
作業日報の執筆は、なるべく業務を行った当日に終わらせるようにしましょう。
その理由は、業務を行った後の一番新鮮な記憶を残しておくことで、効果的な記録として残るからです。
翌日以降の業務を効率的にこなすためにも、1日の終わりに行うように心がけてください。
必要な情報を厳選して、シンプルに書く
作業日報を書く時に心がけたいのが、内容が分かりやすいかどうかという点です。
日記ではなく、組織のメンバーと情報を共有するための資料として認識してください。
読む側のことを考えた構成にすることで、チーム全体の作業効率化につなげていきましょう。
誰が見るかを意識して書く
作業日報を書く時には、どんな人がそれを読むのかを考慮しましょう。
チームで仕事を行う同僚はもちろん、リーダーや取締役が見ることもあるはずです。
目上の人への言葉遣いやマナーなど、基本的なルールはおさえておきましょう。
テンプレートやひな形を作ってフォーマット化する
業務日誌を効率的に執筆するためには、環境を整えることも必要です。
Excelなどのツールを活用して、テンプレートやひな形で、フォーマット化しておきましょう。
ひな形やフォーマット化ができれば、本文を書くだけで送信できるので、一気に作業が効率的になります。
まとめ
今回は、建設業などでも書くことの多い、作業日報について解説しました。
作業日報を書く目的やメリットを頭に入れておくことで、執筆の質も上がります。
また、テンプレート化などの効率的に書くコツや、意識しておくポイントも併せて紹介しました。
投げやりにせず、コツコツと作業日報を書いて業務に活用していきましょう。