初めてネットショップなどに問い合わせする場合は、書き方やマナーがわからず戸惑ってしまうもの。
通販で取り扱いのある商品について疑問がある場合は、どのように問い合わせメールを送れば良いのでしょうか。
記事では、客側として送るメールの構成や書き方のポイントを詳しく解説。
また通販で商品が届かないケースや、取り扱い商品についての質問などの例文を紹介するのでぜひ参考にしてください。
この記事を書いた人：受発注ライフ編集部
『受発注ライフ』は、2024年3月22日に誕生した、株式会社カンナートのWebメディアです。
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【客側】 問い合わせメールの書き方・基本構成
問い合わせメールを送る際は、文章の構成を押さえた書き方をすることが大事です。
自分が客の立場でネットショップなどの企業にお問い合わせメールを送る場合でも、ビジネスメールと同様に文章の構成を考えて書きましょう。
ビジネスメールは「件名」「宛先」「要旨」「詳細」「結び」「署名」から構成されます。
「要旨」の部分に質問・問い合わせの内容を書き、回答の期限を「詳細」に記載しましょう。
問い合わせメールの基本構成
件名
宛先
要旨
詳細
結び
著名
問い合わせメールの書き方のポイント
初めてネットショップなどに問い合わせメールを送る場合、書き方のポイントを押さえないと何度もやり取りすることになり非効率に。
以下で書き方のポイントを確認しましょう。
一目で内容が分かる件名に
メールの件名は相手が一目でわかりやすいよう具体的に、簡潔に書くことが大事です。
「問い合わせ」などの内容のわかりづらい件名は、受信者側が後回しにする恐れがあります。
端的にメールの内容を伝えることにより、受信者側の関心を引きつけられるでしょう。
ただし、件名に問い合わせ内容を詳しく書きすぎると、わかりづらくなってしまうので注意してください。
要点は本文の冒頭に書く
メール受信者がメールを読んですぐに内容を把握できるように、要点は本文の冒頭に書きましょう。
この時、問い合わせの具体的な内容や、自分が相手側にしてもらいたいことを簡潔に書くことが大切です。
例文としては、「貴社の〇〇（商品名）の取り扱いについて、旧版を販売しているかお聞きしたいです」など。
要点を最初にわかりやすく簡単に書くのがおすすめです。
必要な情報は漏れなく書く
相手に必要な情報を記載しておくとメールのやり取りが少なく済みます。
この時「5W1H」を意識すると要点を書きやすいです。
5W1Hとは、Who(だれが)、When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)を示します。
問い合わせ経緯も記載すると相手が回答しやすくなるでしょう。
さらに商品名、ユーザー名、利用環境などの情報も伝えておくと親切です。
問い合わせたいことが複数ある場合は箇条書きに
質問の内容が一つなら簡単な一文で記載し、複数の質問がある場合は、箇条書きで記載するとわかりやすいです。
箇条書きにする場合、1.2.と質問文の冒頭に番号を振ると、受信者も回答しやすくなります。
例文を挙げれば、「下記の3点についてご回答をお願いできますでしょうか。1.〇〇〇〇〇 2.〇〇〇〇〇 3.〇〇〇〇〇」などと書くと良いでしょう。
結びには相手を配慮する一言を添える
ネットショップなどへ問い合わせメールを送る場合、相手を配慮する一言を添えるのがビジネスマナー。
客の立場でも「お忙しい中恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」などを添え、質問の回答をお願いしましょう。
別の言い方として、「恐縮ですが」や、「ご多用ところ申し訳ございませんが」なども、結びの定例句です。
【シチュエーション別】 問い合わせメールの例文
「商品の取り扱いについて」、「通販で商品が届かない」などの場合に、客から企業に送る問い合わせメールの例文を紹介。
問い合わせメールを送るのは初めてで、書き方が分からない人は、ぜひ参考にしてください。
取り扱い商品についての質問
件名：
貴社取り扱い商品〇〇に含まれる化学物質について
本文：
株式会社◾️◾️サポートセンターご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
△△（名前）と申します。
貴社で取り扱いのある、〇〇（商品ID:xxxxx）の購入を検討しています。
しかしながら当方は⚫︎⚫︎の化学物質アレルギーを持っており、〇〇に⚫︎⚫︎が含まれていないか確認したく存じます。
貴社ホームページに記載がなかったため、念のためうかがいました。
つきましては、〇〇に⚫︎⚫︎が含まれているかどうかご回答いただけませんでしょうか。
お手数おかけしますが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。
署名
商品が届かない
件名：
3/15（月）に注文した掃除機の配送状況について
本文：
株式会社◾️◾️ご担当者様
お世話になっています。
貴社の通販サイトで掃除機を購入した△△（名前）と申します。
ユーザーID: xxxxxx
商品名:スーパーバキューム01（ホワイト）
品番:MXD1021
注文番号:654321
上記商品を注文してから1週間経ちますが、まだ商品が届かない状況です。
貴社サイトのユーザーページでは「発送済み」と表示されています。
つきましては商品の出荷状況についてご確認お願いできますでしょうか。
お手数おかけしますがよろしくお願いいたします。
署名
不良品について
件名：
貴社取り扱いの〇〇の不良について
本文：
株式会社◾️◾️お客様サポート ご担当者様
いつもお世話になっています。
8/1（木）にxx通販で貴社の〇〇を購入しました△△（名前）です。
先日、届いた〇〇を開封し電池を入れましたが、動作しません。
説明書に従って操作しましたが、動かないままです。
つきましては、返品交換、もしくは修理いただくことは可能でしょうか。
通販サイトでの購入日:2024年8月1日
ユーザーID: xxxxxx
ユーザー名:*****
以上、お手数をおかけしますがご確認のほどよろしくお願いいたします。
署名
問い合わせメールの返信がない時はどうする?
ネットショップなどに問い合わせをしたものの返信がない場合は、送信アドレスに間違いがないか、無事にメール送信できたかを確認しましょう。
問題がない場合は以下の対応をしてください。
急がない内容なら、1週間程度待ってみる
返信がこない理由としては相手が回答を失念していたり、メールを見逃したりしているケースも。
その他の理由としては、担当者が忙しい場合や、休暇中であるケースが考えられます。
問い合わせメールへの対応日数は企業により異なり、1週間程度を要することも多いです。
そのため急いでいない場合は、メールの返信をすぐに催促するのではなく、営業日3日~7日ほど待ってみましょう。
それでも返信がなければ、催促メールor電話
1週間ほど待っても返信がなければ、催促のメールか電話をすると良いでしょう。
長期間、返信がない時は、担当者がメールを見逃している場合が多く、催促しない限りいつまでも対応してもらえません。
そもそもメールが届いているか不安な場合や、すぐ返信が欲しい場合は、メールより電話で催促するほうが確実です。
いずれにしても返信が遅いからといって企業にクレームを言うのではなく、丁寧な言葉遣いを心掛けてください。
問い合わせメールの催促の例文
通販などでネットショップへの問い合わせメールをしたのに返信がない場合の例文を紹介します。
書き方を参考に、催促メールを考えてみてください。
例文
件名：
【再送】〇〇の動作不良についてのご確認
本文：
株式会社◾️◾️お客様サポート ご担当者様
いつもお世話になっています。
8/1（木）に通販で購入した〇〇の動作不良についてメールでお問い合わせさせていただきました△△（名前）です。
その後、ご状況はいかがでしょうか。
〇〇につきまして、返品返金が可能かどうか、もしくは代替品との交換が可能かご確認をお願いしております。
問い合わせメールの内容をご確認いただき、ご返信いただけますと幸いです。
お忙しいところお手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
署名
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まとめ
記事では、ネットショップなどの企業に問い合わせメールを送る際の文章の書き方や例文、催促メールの注意点を解説しました。
初めてネットショップなどにメールを送るのは難しいですがポイントや構成に気をつければ、スムーズな問い合わせが可能に。
商品が届かない場合や商品の取り扱いについて客として質問がある場合は、例文を参考にメールを作成してみてください。