業務の効率的を目指すためには、業務マニュアルの作成が重要です。
しかしマニュアル作りのコツを押さえないと、使いづらい仕事マニュアルが出来上がり、社内で浸透しないことも。
本記事では、マニュアルを作るのが上手い人の特徴や作成方法、マニュアル作成例について解説します。
社内マニュアルや手順書作成のコツを知りたい人はぜひ最後までチェックしてください。
この記事を書いた人：受発注ライフ編集部
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仕事マニュアルを作成するメリット
仕事マニュアルの作成によって、事務効率化・仕事の生産性向上に繋がる場合も多くあります。
以下にマニュアル作りのメリットを挙げるので、業務マニュアルを作ろうか悩んでいる人は確認してみてください。
属人化の防止
社員がそれぞれ独自のやり方で業務を進めると、品質にばらつきが出ることがあります。
なかには効率の良くない方法で作業をしている人もいるでしょう。
業務マニュアルに沿って仕事を進めれば、どの社員が対応しても一定レベルの品質を保つことができ、属人化を防止できます。
引継ぎの効率化
担当者が休職や退職、異動となった場合でも、業務マニュアルがあれば後任者にスムーズに引継ぎが行えます。
人員の流動性が高い部署では、仕事マニュアルの有無で効率性が大きく変わるでしょう。
担当者がいなくなった後も、分からない箇所があればマニュアルを読んで業務を進められます。
業務の負担軽減
業務で分からないところがあった時、マニュアルがあればすぐに確認できるので、業務の負担軽減になります。
やるべき作業が可視化されていることで、自己判断で余計な作業を行って時間を無駄にするといった事態も避けられるでしょう。
マニュアル作りが上手い人の5つの特徴
マニュアル作りが上手い人には「説明が上手い人」や「報連相を欠かさない」といった特徴があります。
代表的な特徴をいくつか紹介するので、マニュアルの作り方に苦手意識がある人はぜひ参考にしてください。
説明が上手い人
説明が上手い人は、専門用語などをかみ砕いて伝えることができます。
読む人のレベルを考えて、業務知識がない人向け、または熟練者向けなど特徴に合わせて適切な表現を選べるでしょう。
読みづらいマニュアルだと作業ミスにつながるため、説明が上手い人による分かりやすい業務マニュアルが必要です。
報連相を欠かさない
マニュアルを作成するときは作成者だけで完結するばかりではありません。
業務関係者とコミュニケーションを取り、適切な情報をマニュアルに反映させることが大事です。
またマニュアル作りが上手い人は、実際にマニュアルを使ってもらえるように社内に浸透させることもできるでしょう。
その業務に精通している
マニュアル化する業務に精通する人が手順書作成を行うと上手くいきます。
その作業をよく理解している人なら、その業務手順の重要性や注意点を認識しているでしょう。
作業を経験したことがあっても、その業務を行う理由などを理解していないと質の良いマニュアルを作ることは困難になります。
Excelなどの文書作成ツールを使いこなせる
Excelなどのツールを使うのが上手い人は、その事務スキルをマニュアルや手順書作成にも活かすことができます。
文字だけで業務のすべてを説明することは、いくら説明が上手い人でも困難です。
Excelなどで図表やフローチャートを作り、適宜マニュアルに挿入すると読みやすくなります。
無理のない作成計画を作れる
マニュアル作成は通常業務を並行して行う必要があり、必要になる期日までに仕上げなくてはなりません。
スケジュールを作成してそれに沿って作業できることは、資料作りが上手い人の特徴のひとつです。
予想外の事態が発生することも考慮し、無理のない計画を立てましょう。
上手い人はやっている、資料作りのコツ!
マニュアル作りが上手い人は、資料作りのコツを知っています。
ここからはマニュアルの作り方が上手い人が知っているコツを紹介します。
作成目的と対象者を明確化する
マニュアル作りを初める前の準備として、マニュアルの作成目的と対象者を明確にしましょう。
誰のためにどのような目的で作られるかがはっきりしていないと、内容が分かりづらいマニュアルになってしまいます。
目的に合わせた業務マニュアルを作成することで、メンバーが同じ意識で業務を遂行できるでしょう。
マニュアルが十分に活用されるためにも、準備をしっかり行う必要があります。
マーカーや太字などを使って読みやすくする
マニュアル作りや資料作りは、常に読みやすさを考えて作成する必要があります。
大切なポイントや業務を進めるコツなどは、しっかり強調して使用者に印象づけましょう。
強調したい文章には、色分けをしたりマーカーや太字を利用したりして重要なところを目立たせることが大切です。
文章の適切に強調することで、読みやすさと理解度の向上につながります。
図や表を適度に入れる
マニュアル作りや資料作りは、目で見て分かりやすいものに作ることがコツです。
文字だけで作ってしまうと、初めてその業務を行う人が分かりづらくなってしまいます。
読みにくい社内マニュアルや業務マニュアルは、関係者に浸透せずに使われなくなる可能性も。
Excelなどのツールを使って図や表を適度に取り入れて、見やすさを考慮したマニュアル作りが大切です。
目次とページ数を入れる
目次やページ数を入れることは、資料作りや手順書作成の基本です。
マニュアル作りの時も同様で、目次やページ数があることで、必要な情報をすばやく探すことができます。
社内マニュアルや仕事マニュアルを社員で共有する場合にも、何ページ目に必要な情報があるのかをすぐに伝えることができます。
情報を追記する際にも、目次やページをたどることで効率的よくアクセスすることができます。
使用者の意見を聞く
社員で共有することになる仕事マニュアルは、マニュアル作りの途中でも使用者の意見を聴きながら進めることが大切です。
説明が上手い人でも、最初から最後まで自分一人の考えだけで作ってしまうと、質の高いマニュアルが作られない可能性もあります。
他の社員の意見を取り入れて業務マニュアルを作ることで、より完成度を高めていくことができます。
定期的に更新する
仕事マニュアルは日々活用されなくてはいけません。
自分用の仕事マニュアルではなく社員で共有する仕事マニュアルだからこそ、常に最新情報が書かれた状態にしておくことが大切です。
情報が古くて使えない、知りたいことの記載がないという事態が続くと、仕事マニュアルの活用が進まなくなってしまいます。
事務仕事の合間を見つけて定期的に更新して行きましょう。
紙かデジタルか、マニュアルの形式にこだわる
マニュアルの作り方が上手い人は、紙かデジタルのどちらで運用した方が効果的かどうかを考えることができます。
対象者が全員PCを持っているなら、デジタルで共有した方が効果的な場合も。
紙で社内マニュアルを作るなら冊子にすると使いやすくなります。
ポケット付きのファイルを選ぶなど、どのような形式が最も効果的かを柔軟に考えましょう。
手順書作成・マニュアル作成例
手順書作成やマニュアル作成は、その目的に合わせて内容や運用方法に違いがあります。
以下でよくある事例やマニュアル作成例を紹介します。
社内マニュアル
社内マニュアルは、社内ルールや業務ノウハウなどを共有するためのマニュアルです。
基本的な業務や手順がまとめられているので、新人教育の際にも役に立ちます。
情報が増えてしまう場合はまとめページを作成し、特に重要な箇所を強調するのがおすすめ。
できれば1冊にまとめると管理しやすくなります。
また、出来上がった社内マニュアルは社内共通のコミニュケーションツールで共有すると効率的に運用可能です。
事務マニュアル
事務マニュアルは、手順を具体的に理解するために、サンプルや例も一緒に載せると分かりやすくなります。
備品発注なら、どこに何があるかなど表で詳しく図解したり、一覧で発注する個数をまとめたりすると親切。
マニュアル作成例として、PC操作に関するマニュアルなら、PC画面のスクショを差し込むと理解しやすくなります。
また、事務は社内のあちこちを移動するため、持ち運びやすいサイズのマニュアルにするのがおすすめ。
操作マニュアル
操作マニュアルは、社内にある印刷機などの機器の操作方法についてまとめたマニュアルです。
マニュアル対象の機器の近くに置いておくと、分からないことが出てきた時にすぐに見れるので便利です。
多くの人が読む分、ボロボロになりやすいので、紙で印刷しラミネートを施しておくと良いでしょう。
「不明点があれば、○○にお声がけください」の一言を添えると親切です。
自分用のマニュアル
自分用のマニュアルは、他の人が見ることが無いため、自分が分かりやすい状態であれば自由に作ることができます。
作り方としては、手書きにすると後から修正や書き足しが難しくなるので、Excelなどのデジタルツールでまとめると便利。
自分用のマニュアルも内容が増えるとどこに何を書いたか分かりづらくなるので、目次などを使って整理すると良いでしょう。
まとめ
業務マニュアルがあると、新人への教育時間が削減できるだけでなく、ミス防止や仕事の効率性アップにもつながります。
マニュアルは自分用に作るのではなく、社内の多くの人が見ることがほとんど。
説明が上手い人や報連相がしっかりできる人が、マニュアルの作り方が上手いことが多いです。
業務関係者が読むことを意識し、Excelなどのツールを使って分かりやすい社内マニュアル作りを心がけましょう。