近年、デジタル化やDX化といった言葉を耳にするようになりました。
しかし、そもそものデジタル化の意味やIT化とデジタル化の違いがよく分からないという人も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、電子化デジタル化の違いやデジタル化とは何か、DX化のメリットや特典を簡単に解説。
さらに企業のDX推進における特典や課題、具体的なデジタル化の例も挙げているのでぜひ最後までチェックしてください。
この記事を書いた人：受発注ライフ編集部
『受発注ライフ』は、2024年3月22日に誕生した、株式会社カンナートのWebメディアです。
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デジタル化とは?
デジタル化とは、アナログで行っていた業務をデジタル技術で効率化すること。
資料の電子データ化や音声書き起こしツールでの議事録作成など、アナログをデジタルデータに変換する取り組みがこれにあたります。
また業務の効率改善を目的に、現在の業務プロセスをシステム化する取り組みもデジタル化の意味に含まれます。
デジタル化の例
デジタル化とは何か、よりよく知るためにデジタル化の例を簡単に紹介します。
デジタル化から得られる特典やメリットもそれぞれ挙げているので注目してみてください。
社内資料の電子化
社内資料の電子化は、多くの企業で採用されているデジタル化の例です。
紙の資料・帳票をデータに変換したり、資料をITツール上で作成管理したりすると、用紙代や印刷代を削減できます。
さらに在宅でも資料を簡単に確認できるので、リモートワークも進みやすくなるメリットも。
タブレット端末を導入してペーパーレス化
タブレットを導入してペーパーレス化すると、印刷や廃棄にかかっていたコストを削減できます。
さらに時間や場所にかかわらず資料の閲覧修正が可能になり、業務の効率化が可能。
また紙文書と異なり紛失や盗難も起こりづらく、セキュリティ強化にもなるのがタブレット導入の特典です。
対面からオンラインミーティングへ
オンラインミーティングだと、離れた場所にいる社員とも簡単に会議や資料の共有ができます。
また会議室を予約したり、チームメンバーが集まることができる日時を調整したりする手間も省けるため、他の業務に使う時間が増えるでしょう。
電子契約ツールの導入
電子契約ツールの導入は、顧客とのコミュニケーションをの円滑化を助けるデジタル化の例です。
書面で行っていた契約手続きを電子契約にすれば、資料の保管やハンコを押すなどの各種手続きにかかる時間やスペースを減らすことができます。
またクラウド上に一元保管できて、書類を検索しやすいのもメリットです。
業務にロボットを導入
製造業でよく見られるデジタル化の例が、業務へのロボット導入。
現場の生産性向上やヒューマンエラーの防止につながるのが、ロボット導入により得られる特典です。
さらにIoT機器を取り入れて、生産状況を可視化する取り組みも行われています。
デジタル化と混同しやすい概念
デジタル化とは何かやデジタル化の例を確認しましたが、他にIT化やDX化などデジタル化と似た言葉があります。
以下ではIT化とデジタル化の違いや、電子化デジタル化の違いなどを簡単に解説していきます。
IT化とデジタル化の違い
IT化とデジタル化の意味は同じではありません。
デジタル化とはあくまでもデータの状態に変換することで、ITは情報活用技術のこと。
例えば紙の情報をPDFにデータ変換することはデジタル化で、それらの資料を検索しやすくしたり一元管理システムを導入したりするのがIT化です。
デジタル化とはIT化を実現するための手段と捉えれば、IT化とデジタル化の違いがよく分かるでしょう。
電子化とデジタル化の違い
IT化とデジタル化の違いは手段か目的かという点にありましたが、電子化デジタル化の違いはそれぞれのが持つ目的の違いにあります。
例えば紙媒体を電子媒体に変換する場合を例に挙げてみましょう。
この時「電子化」では紙媒体を電子媒体として利用する目的、「デジタル化」ではデータを電子上で効率的に活用するために変換しています。
つまり電子化はデジタル化を進めるためのステップと言うことができます。
DX化とデジタル化の違い
DX化とデジタル化の意味の違いも、目的にあります。
DX化とはビジネスや生活の変革を目的に、デジタル化により得られたデータをIT技術を活用する取り組み。
例えば、自社サービスのアプリを活用してそのデータを顧客分析に使用するのはDX化の例です。
一方でデジタル化とは、業務効率や負担の軽減を目的にアナログだったものをデジタルに変換することを指します。
つまりデジタル化とはDXを実現するための前段階であるといえます。
DX化の目的とは?
DXとは、デジタルトランスフォーメーション(Digital Transformation)の略称。
企業におけるDX化とは、「IT技術・データ活用・人口知能などによって業務の効率化および質を高めること」を意味します。これらは企業を変革し競争力を維持強化することが目的。
また経済産業省により古いシステムを使い続けることで起こる損失「2025年の崖」が指摘されており、推進が課題になっています。
DX化のメリットや特典
デジタル化の意味やデジタル化の例を見てきたところで、その次の「DX化」にはどのようなメリットや特典があるのでしょうか。
DXがもたらす社員や会社へのメリットや目的を簡単にチェックしてみましょう。
生産性アップ
DXにより省人化が進めば、これまで人が行っていた業務の効率がアップすることができます。
例えばクラウド上でドキュメント管理をしたり、AIで作業を自動化したりすれば、従業員の負担軽減や人件費削減につながるでしょう。
さらに省人化の結果として、アナログ作業で発生しやすい人的ミスを削減できるのもDXがもたらす特典です。
働き方改革を推進できる
デジタル化およびDX化によって業務を効率化できれば、従業員の勤務時間が短くなり残業時間を減らせます。
その結果社員一人一人はワークライフバランスを整えて、一層業務に邁進できるよにになるでしょう。
さらにオンライン業務やコミュニケーションシステムのを整備することで、社員がより働きやすい環境を作り出すこともできます。
新しいビジネスモデルの実現に繋がる
DXでデジタルデータを活用することで、新しいビジネスモデルを生み出すことができます。
例えばビッグデータ解析によって顧客のニーズを把握できるようにすれば、社会に新しいサービスを提供できるようになるでしょう。
DXの成功例としてZOZOTOWNの取り組みが知られています。
ZOZOTOWNは蓄積されたデータを活用して、身長と体重さえ入力すれば自分にあったサイズの商品を選べる仕組みを開発しました。
BCPの充実化
事業継続計画を意味する「BCP」。
災害やシステム障害などが起こった際の被害を最小限に抑え、業務をスムーズに続けるための対策を決めた計画のことです。
DXで業務効率化、リモート勤務環境が整備されていれば、不測の事態が起こった際にもスムーズに通常業務を再開しやすくなります。
DX化は、災害に負けない強い企業をつくるといった意味でもメリットが大きいのです。
レガシーシステムのリスク回避
多くの日本企業は複雑化しブラックボックス化した社内システムを抱えており、「2025年の崖」の原因の一つになっています。
使いづらくなった古いシステム(レガシーシステム)を放置したままだと、企業の生産性の向上は困難になり、社内外の環境変化に対応しづらい要因に。
DX化によってレガシーシステムの見直しを行えば、古いシステムを使い続けるリスクを低減できます。
デジタル化・DX化を推進するには
デジタル化・DX化を進める際、企業が注意するべき課題がいくつかあります。
何となく導入してみようとするのではなく、自社の現状や目的を明確にしてから新しい体制づくりを進めることが必要です。
課題と目的、最終目標を社内で共有する
まずは、なぜDX推進するのか目的と目標を明確化しましょう。
これらを設定しないとDX推進自体が目標にすりかわってしまい、本来の最終目標とは異なる方向にぶれてしまいます。
デジタル技術で顧客にどのような価値を提供するのかなどを経営層が明確にし、DXの目的・最終目標を社内で共有しましょう。
既存のシステムについて再認識する
社内で使っているシステムを把握することも重要です。
複雑化した社内システムがあるとDXの妨げとなるため、一貫性のある新しいシステム構築が必要。
またアナログで管理されていたり、紙で業務が行われていたりする業務プロセスはデジタル化・IT化を検討しましょう。
必要なコストと時間を計算する
DX推進においては必要なIT人材が不足している状況です。
そのため新しいIT人材を確保、育成する必要があります。
育成する場合は中長期のスパンを想定し、育成計画を進めることが大切です。
どのような人材が必要か、新規システムを選定導入するにはどれくらいのコスト・時間がかかるかなどを想定しましょう。
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まとめ
この記事ではデジタル化の意味や、IT化とデジタル化の違い、電子化デジタル化の違いなどを簡単に解説しました。
デジタル化とはアナログな作業をデジタルに変換すること。
DX化を推進するためにはまずデジタル化の意味を知り、IT化とデジタル化の違い、電子化デジタル化の違いを理解することが大切です。
時代に適応したより柔軟な組織を作るため、できるところからDX化やデジタル化を推進していきましょう。