リマインドメールとは、予定や依頼したタスクの期限が迫っていることを知らせるメールのこと。
社外や社内でも上司に送る場合、どうすれば角を立てずやんわり送れるか、送る側は気を遣うもの。
そこでこの記事ではビジネスでリマインドメールをやんわりと送る方法や、社内、社外宛てのメール例文を紹介します。
併せて面接前日のリマインドメールのマナー、例文についても解説しているので、就活中の人も参考にしてください。
この記事を書いた人：受発注ライフ編集部
『受発注ライフ』は、2024年3月22日に誕生した、株式会社カンナートのWebメディアです。
株式会社カンナートは西新宿にある創業20年目のシステム開発会社です。
このメディアでは、受発注業務や物流、通販にお困りごとのある方々に向けて、 業務改善のアイデアや業界の新しい動向などを発信していきます。
リマインドメールを送る前に確認するべきこと
リマインドメールを送る前に、こちら側の手違いがないか確認しておきましょう。
送信者のうっかりミスで、メールが相手に届いていない可能性もあります。
メールが未送信になってないか
リマインドメールを送る前に、前回送ったメールが未送信になっていないか確認しましょう。
送信済みボックスにメールが入っていれば、相手にメールが届いているはずです。
送り先やメールアドレスが間違えていないかも、念のためチェックしておきましょう。
返信が迷惑メールのボックスに入っていないか
相手からの返信を、送信者がうっかり見落としている可能性もあります。
迷惑ボックスも含め、どこかに返信が紛れ込んでいないか再度確認してください。
ゴミ箱やスヌーズ中などのフォルダも、一応見ておくと良いでしょう。
返信期日を間違って書いていないか
送信者が返信期日を間違えて記載したため、実際の期日になっても返信が届いてないことも考えられます。
よくあるミスは、期日を〇月〇日（曜日）までと書く際にその曜日を間違えているため、正確な期日が相手に伝わらないパターンです。
カレンダーと照らし合わせて、期日に書き間違いがないか確認しましょう。
相手にプレッシャーを与えない、リマインドメールの送り方のコツ
社内、社外宛てに関わらず、リマインドメールは角を立てずやんわり送るのが常識です。
相手に不快感を与えず、やんわりリマインドメールを送るコツを紹介します。
件名に【リマインド】と書かない
ビジネスで送るリマインドメールでは、なるべく件名に【リマインド】や【再送】は使わないようにしましょう。
件名を目立たせる点では効果がありますが、催促されているように感じて不快に感じる人もいるからです。
相手との関係性にもよりますが、特に社外の人や社内の上司宛てに送る場合、件名には【ご確認】を使うのがおすすめ。
やんわりとした言い回しを使う
リマインドメールでは、やんわりとした言い回しを心掛けるようにしてください。
「先日送ったメールの返信がまだ届いていません。至急、返信してください。」など、返信を露骨にせかすようなメールを送るのはNGです。
ビジネスでのリマインドメールでは、「お忙しいところ恐れ入りますが」「いつもありがとうございます。」など気遣いの言葉を使うのがマナーです。
相手にメールが届いていないことを想定する
こちらが確実にメールを送っていたとしても、相手にメールが届いていない可能性もあります。
例えば受信エラー、迷惑フォルダーにメールが分類されていた場合には、相手に落ち度はありません。
そのような状況を想定して、あくまで確認の目的でリマインドメールを送ると角を立てずに済みます。
送る相手が誰であれ、返信が無いことを責めるようなメールを送るのはやめましょう。
送るタイミングにも注意
リマインドメールは期日の前日から3日前くらいまでに送ると、相手にプレッシャーを与えにくいです。
期日ギリギリに送ると、対応が間に合わず相手に負担を掛けてしまうことがあります。
かといって早く送りすぎても、リマインドメールとしての効果が薄れるので注意してください。
送る時間帯としては、相手が忙しくないタイミング（多くの企業では午前9時~10時）に送ると読んでもらいやすいです。
リマインドメールを送っても、返信がなかったらどうする?
リマインドメールに対しても相手からの反応がない場合、3日後をめどに再送してください。
2度目以降のリマインドメールでは、件名に【リマインド】など目立つ文言を加えてもやむを得ないでしょう。
それでも返信が無いのであれば、相手が病気などの理由で会社を休んでいる可能性も考えられます。
急ぎの場合、先方の部署や企業に電話で問い合わせてみると良いでしょう。
面接前日には、リマインドメールを送ったほうがいい?
面接前日は、応募者から企業へリマインドメールを送るべきなのでしょうか。
面接前日の企業とのメールのやり取りについて解説します。
応募者から送る必要はない
面接前日、応募者から企業へリマインドメールを送る必要はありません。
リマインドメールを送ることで、選考に有利になることはまずないです。
むしろ採用者側に返信の負担を掛けてしまうので、応募者から面接前日にメールを送るのはやめておきましょう。
企業からのリマインドメールには必ず返信する
面接前日、企業側から応募者へリマインドメールが届くことがあります。
この場合は、必ず応募者から返信をするようにしてください。
面接前日のメールに対してはできるだけ早く丁寧な返信をすることで、企業側に面接への意欲をアピールできるでしょう。
【社内】リマインドメールの例文
社内向けに送るリマインドメールの例文を紹介します。
社内の上司に送っても角が立たないやんわりとした例文を考えたので、幅広いビジネスシーンで活用してください。
締め切りの再通知
件名：【ご確認】○○に関するアンケートについて
○○係長
お疲れ様です。
○○です。
先日送付いたしました〇〇に関するアンケートの締切日が近づいておりますので、お知らせいたします。
締切日は【〇月〇日】となっております。
ご不明点やご質問がございましたらご連絡ください。
なお、本メールと行き違いがありましたらご容赦くださいませ。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
署名
出欠の再確認
件名：【再送】〇〇イベントへの出欠確認のお願い
全社の皆様
お疲れ様です。
いつもありがとうございます。
○○部の○○です。
○○イベントの出欠確認につきまして、期日が迫ってまいりましたので再度ご連絡させていただきます。
【イベント詳細】
日時：〇月〇日（〇）
場所：〇〇
アクセス：https://○○○○
まだ回答がお済みでない方は、○月○日（曜日）までに以下のURLよりご回答をお願いいたします。
https://○○○○
お忙しいところご面倒をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
著名
【社外】リマインドメールの例文
社外の人へ送るリマインドメールの例文を紹介します。
例文を参考に、社外へのリマインドメールは特に丁寧でやんわりした言葉遣いを心掛けましょう。
アポイント前の日時の確認
件名：【ご確認】明日のお打ち合わせについて
○○株式会社
〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先日は打ち合わせの日時をご調整いただきましてありがとうございました。
お打ち合わせの前日となりましたので、改めてご連絡させていただきました。
【お打ち合わせ日時】
〇月〇日（〇）〇〇時～
お時間になりましたら、以下のURLよりアクセスしていただけますでしょうか。
https://○○○○
明日、○○様とお会いできることを心より楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。
著名
入金の催促
件名：お支払いのご確認のお願い
〇〇様
平素よりお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
先日ご請求させていただいた件につきまして、まだご入金の確認が取れておりません。
万が一お手続きが済んでいる場合は、行き違いとなってしまい申し訳ございませんが、念のためご確認いただけますと幸いです。
なお、お支払いがまだお済みでない場合、○月○日までにご入金をお願いいたします。
何かご不明点等がございましたら、お気軽にご連絡ください。
ご多用のところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
著名
面接前日の連絡
件名：明日の面接について/株式会社○○
〇〇様
お世話になっております。
株式会社○○の〇〇でございます。
明日の面接につきまして、確認のためご連絡させていただきました。
当日は、指定の時間に〇〇へお越しください。
【面接詳細】
日時：〇月〇日（〇曜日）〇〇時～
場所：〇〇（住所）
当日、交通機関の遅延、体調不良など不測の事態がありましたら、以下の緊急連絡先までご一報をお願いいたします。
【緊急連絡先】
担当：○○
TEL：○○○
○○様にお会いできることを楽しみにしております。
明日はどうぞよろしくお願いいたします。
著名
面接前日に来たリマインドメールへの返信例文
件名：Re: 明日の面接について/株式会社〇〇
株式会社○○
〇〇様
お世話になっております。
貴社に応募させていただきました、○○です。
ご多用のところ、面接のご連絡をいただきありがとうございます。
ご指示いただいたとおり、明日〇〇時に〇〇へ伺います。
また緊急連絡先につきましても、ご共有いただきありがとうございます。
改めて、この度は面接の機会を作っていただきありがとうございます。
明日は何卒よろしくお願いいたします。
著名
まとめ
今回はビジネスで送るリマインドメールの書き方や、社内、社外宛て、面接前日のメール例文を紹介しました。
リマインドメールを送る際は、角を立てずやんわり送ることが肝心。
件名には【リマインド】とは書かず、本文にはクッション言葉を上手く盛り込むのが書き方のポイントです。
掲載した例文を参考に、角が立たないリマインドメールを作成してください。