会社で業務改善のために求められる「改善提案」。
なかにはネタ切れで思いつかない人や提案に時間を取られてうざい、くだらないと思う人もいるでしょう。
記事では、デスクワークの効率化を促す小さな改善事例から省エネのためのアイデア、業務の生産性を挙げる具体例などを紹介。
簡単にできる会社を良くするための提案アイデアを多く記載しているので、最後までチェックしてみてください。
この記事を書いた人：受発注ライフ編集部
『受発注ライフ』は、2024年3月22日に誕生した、株式会社カンナートのWebメディアです。
株式会社カンナートは西新宿にある創業20年目のシステム開発会社です。
このメディアでは、受発注業務や物流、通販にお困りごとのある方々に向けて、 業務改善のアイデアや業界の新しい動向などを発信していきます。
改善提案とは?
改善提案とは組織の業務効率化や労働環境の改善などを目的に行われる、会社を良くするための提案のこと。
ムダ、ムリ、ムラを省くことで、理想的な作業環境を実現し生産性向上を目指します。
また業務の見直しや意見交換を通して、社員の意識改革やコミュニケーションの活発化も期待できる取り組みです。
改善提案はうざい・くだらない?
アイデアがネタ切れして検討に時間がかかったり提出数のノルマを課されたりすると、改善提案をくだらない、うざいと感じることも。
何のための改善なのか目的意識を持って会社を良くするための提案を考えられると、うざいと思わず主体的に取り組めるでしょう。
ネタ切れしない改善提案ネタの簡単な見つけ方
改善提案なんてくだらない、アイデアがネタ切れだという人に役立つ、簡単な改善ネタの見つけ方を紹介します。
会社を良くするための提案が思いつかない人はぜひ参考にしてください。
業務の可視化
業務の問題点を見つけるためには、まず業務の可視化がおすすめです。
業務をリストアップしたり、作業手順やフローチャートを書き出したりしてみましょう。
可視化することで業務の全体像を把握しやすくなり、これまで把握できなかった課題点を見つけやすくなります。
過去事例やアイデアを参考にする
改善提案のネタ切れで困っている時は、過去事例や他社・他部署のアイデアを参考にする方法も。
過去事例や小さな改善事例を今の会社の状況に合わせてアレンジし、よりよい改善案にすることが可能です。
失敗事例がある場合は、どのような点に注意すべきか把握し自社の業務改善に活かしましょう。
部署でヒアリングを行う
従業員から業務の問題点や改善したい点を聞き取ることもアイデアのひとつ。
ヒアリングでは従業員が日頃どのような業務を行っているか、どのような課題があるかを聞き取り改善提案を考えてください。
具体例を挙げれば、毎週の会議用の資料作成に時間がかかっている場合、資料作成効率化の提案を検討すると良いでしょう。
業務フローを書きだす
業務の手順作業を見える化することで、業務プロセスに無駄な所がないかや効率化するポイントを把握しやすくなります。
また作業手順を他の従業員と確認することで、業務の標準化やノウハウの共有が進みオフィス内の業務効率がアップする効果も。
うざい・面倒な業務を考えてみる
日々行っている面倒なデスクワークや雑務のなかにもうざい、くだらないと感じるタスクがあるはずです。
具体例としては無駄な報告書の作成など、普段からうざいと感じている作業を考えてみてください。
またくだらないお喋りで時間をつぶす会議がないかなども見直し、会社を良くするための提案を検討しましょう。
会社を良くするための業務改善報告書のポイント
業務改善報告書(業務改善提案書)は、業務改善の方法や計画、目標などを具体的にまとめ、上司や経営層に提案する報告書です。
ここからは業務改善報告書を作成する際のポイントを簡単に解説します。
現状の課題点を明らかに
まず業務改善報告書には、今の課題点を明記することが大切です。
それとともに、原因分析や課題がもたらす影響を述べ改善が必要な理由を説明します。
具体例として、煩雑な受注事務作業を問題点に挙げる場合。
煩雑になっている原因や、それによって起こりうるミスや損失を明示しましょう。
具体的な改善案を出す
次に問題点を解決するための、改善案や行動案も提案しましょう。
煩雑な事務作業を課題点として設定するなら、「受注システムの導入」が改善案の具体例となります。
このような具体的な改善案を作ることで、実行に移しやすくなるでしょう。
明確なゴールと効果測定できる数値目標を設定
改善アイデアとともに、どのような効果が見込めるのか数値目標を交えてゴールも提示しましょう。
これによって提案の効果を明らかとなり、改善案が採用される可能性が高まります。
例としては「冷房の設定を見直してオフィスの空調の省エネを2%実現」「顧客フォローの頻度を上げ、顧客満足度を前年より1ポイント上げる」など。
改善にかかるコストを算出
改善に必要なコストも明示しましょう。
コストを提示することで、改善アイデアの費用対効果をチェックしやすくなります。
例えばシステムを導入する場合は、導入費用や維持費、購入先、必要な人件費などを記載してください。
実施スケジュールを提示
スケジュールを策定し、報告書に記載することも必要です。
実施期間を明確化し、上司や同僚の意見も聞いたうえで余裕をもったスケジュールを立てるのがおすすめです。
改善策が複数ある場合は、スケジュールに優先順位を付けましょう。
オフィス・事務の改善具体例を紹介 小さな改善事例も
省エネなど、オフィスやデスクワーク事務の改善の具体例を紹介します。
簡単にできる小さな改善事例もあるので、業務改善報告書の作成がうざい・くだらないと感じている人も必見です。
デスクワークしやすいオフィス家具や照明に
照明数や照度が不足していると、目に負担がかかるだけでなく雰囲気も暗くなります。
デスクワークの中で照明に問題を感じているなら、ぜひ務改善報告書のネタにしましょう。
また毎日使う机や椅子が身体に合っていないと、デスクワークの効率が悪化することも。
疲れにくいオフィスチェア導入も小さな改善事例のひとつです。
フリーアドレス採用やデスクレイアウト見直し
業務報告書のネタ切れに悩んでいるなら、フリーアドレス採用やオフィスのデスクレイアウトについてネタにしてみては?
例えば、デスクからコピー機に移動しやすい動線を確保するとデスクワークがスムーズになります。
またフリーアドレスを採用することで、部門の垣根を超えた社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
リフレッシュスペースを設ける
オフィスの環境を良くするため、従業員が休憩できるリフレッシュスペースを設けるのも小さな改善事例。
デスクワークで疲れたときやアイデアに煮詰まったときに息抜きができ、業務効率が高まるでしょう。
なかにはおしゃれなインテリアを取り入れたり、カフェを設けたりする企業もあります。
オフィスを省エネに
企業にとって課題にもなっている省エネ。
省エネにより環境負荷の軽減ができれば、企業のコスト削減ひいては利益向上にもつながります。
例えば照明をLEDに変えて消費電力を減らしたり、使わない会議室の消灯を徹底したりするといった簡単な省エネ対策があります。
文具の集中管理・ラベリング
業務報告書のネタ切れに悩んでいる備品担当者におすすめのネタが、文具の集中管理やラベリング。
オフィスで使う文具を使いやすいように管理すると必要なときにモノを取り出しやすくなり、在庫確認も簡単に。
例えば共有文具をワゴンで集中管理したり、用途ごとにカテゴリー分けをしたりする方法も。
不要な業務・分担の見直し
事務作業を見直すと、不要な業務が見えてくることがあります。
例えば、何百枚もの印刷作業をしている場合は印刷をやめて電子化するアイデアも。
同じエクセル作業を繰り返している場合は、マクロを使うといった解決案が考えられます。
さらに従業員のスキルや経験に応じて業務を振り分け直すことも検討しましょう。
パソコン入力の時間短縮
デスクワークでパソコンを使う場合、入力時間を短縮することで生産性向上につながります。
例えば、ショートカットキーの活用や単語登録やテンプレート使用といった小さな改善事例も有効。
よく使う定型文はテンプレートを作成したり、WordやExcelのショートカットキーを覚えたりして作業時間短縮を図りましょう。
事務作業を自動化
最近は事務作業を自動化するRPA(Robotic Process Automation)の導入も広がっています。
データから抽出した数値を集計するなど、手順やルールが決まっている業務に対応します。
RPAによって事務ミスが起きづらく、従業員が他の作業に集中できるようになるのがポイントです。
ハンコレスにする
ハンコを押す書類のやり取りが多いと、印刷、押印、書類を渡す、取りに行くなど多くの作業の手間がかかることに。
社外の人とのハンコのやり取りもあると、さらに時間がかかります。
電子印鑑の導入やワークフローシステムによる承認など、ハンコが要らない仕組みを作れば仕事がより簡単になるでしょう。
IT化・デジタル化
書類を使う事務作業が多いと、人の手がかかります。
最近はペーパーレス化も広まり、同時にIT化・デジタル化しやすい環境に。
具体例としては電子契約システムを導入したり窓口手続きをオンライン化したりすると、人員や時間を割く作業が少なくなり作業が効率化します。
営業支援ツールを導入
営業支援ツールとは、案件や営業情報の管理や分析を行うツールです。
例えば顧客情報を一元管理するCRMや、営業活動を管理し予算と実績を比較できるSFAなどで、営業業務を効率化・強化することが可能に。
会社を良くするための提案としてこういったツールの導入を発案してみるのもアイデアです。
まとめ
記事では改善提案ネタが思いつかない、ネタ切れという人向けに、改善報告書のポイントやアイデアの具定例を解説しました。
普段の業務を可視化したり他の従業員にヒアリングしたりすると、これまで見えなかった課題が見えてくることも。
簡単に取り入れられる小さな改善事例や省エネ対策にも目を向けてみましょう。
改善提案をうざい、くだらないと思わずに、会社を良くするための提案だと考えて取り組んでみてください。