商品がいつ届くのか知りたい時、気になるのが出荷と発送の違いです。
出荷と発送の違いはどこにあり、出荷予定日とは何を指すのでしょうか。
この記事では出荷と発送の違いを簡単に説明し、商品が出荷梱包されるまでの出荷作業を解説。
あわせて出荷予定日とは何かや商品はいつ届くのか、出荷済みとは何かなどの知識を紹介します。
記事後半では出荷管理システムなど、出荷業務の改善策も提案するので物流関係者も必見です。
出荷とは
簡単に言えば、出荷業務とは注文を受けてから商品を配送業者に引き渡しするまでの工程を指します。
出荷作業が完了するまでには受注や検品、宅配伝票の作成などあらゆる作業があるため、担当者をわけて役割分担する場合も多いです。
その際は、各担当者が正しく円滑な情報伝達し、作業を素早く行える体制を作ることが、出荷梱包の課題となります。
出荷と発送の違いを簡単に解説!
出荷と発送の違いを解説します。
発送とは、宅配業者が出荷先から商品を持ち出す行為をいいます。
つまり発送は出荷梱包の次の工程と捉えれば、出荷と発送の違いが簡単に理解できるでしょう。
また出荷と混同しがちな概念として、配送、集荷、出庫の3つがあります。
配送とは配送業者が商品を買い手に届ける行為で、発送と同じ意味合いで使われることも。
一方で集荷とは配送業者が出荷人から商品を受け取ること、つまり出荷作業の最後の工程です。
また、出庫とは商品を保管している場所から出すことを指していて、これも出荷梱包の一部と捉えることができます。
出荷作業中にやっていることとは
出荷梱包とはどのようなものなのでしょうか。
ここでは受注データの取り込みから発送まで出荷作業中に行っていることを簡単に説明していきます。
受注・注文データの取り込み、出荷登録
出荷業務の第一段階に当たるのが、受注。
この段階で、商品がいつ届くのかなどのすりあわせを顧客と行えるとスムーズです。
受注が完了したら、出荷担当者は次に注文データを倉庫管理システムに登録し出荷登録を済まします。
受注や出荷登録の段階でミスがあると誤出荷を引き起こすので、細心の注意を払って作業することが大切です。
在庫引き当て
続いて倉庫管理システムの情報を元に、在庫の引き当てを行います。
在庫引き当てとは注文のあった商品の在庫情報を確認し、それを倉庫内で見つけて確保することです。
もし在庫引き当てをしないと他の担当者が受注により在庫が減ったことに気づかず、後々在庫切れや納品の遅延が起きる原因となります。
在庫の引き当ては手書きやエクセルでもできますが、在庫管理システムを使うと効率的です。
ピッキング・検品
ピッキングとは、出荷予定日に間に合うように出荷予定の商品を倉庫から取り出す作業のことです。
リストに書かれた商品の品番や数量を確認しながら、棚からカートに乗せていきます。
検品とは、ピッキングした商品が正しいかどうかをチェックする作業のことです。
商品の個数やサイズ、色、状態などを見て、リストと一致しているか確認します。
ピッキングと検品は商品の誤出荷を防ぐため、欠かせない出荷業務です。
梱包・発送
出荷業務最後の砦が、梱包・発送作業です。
梱包とは、商品を傷つけないように緩衝材や箱に入れる作業のこと。
そして最後にあたる発送とは、お客様の住所や配送方法にあわせて伝票を貼り付けたり、運送会社に引き渡したりする作業です。
ワレモノなど、商品の性質によっては注意事項を記載するラベルを貼る作業も発生します。
特に梱包のクオリティは商品のイメージに影響を及ぼすことがあるので、丁寧に行いましょう。
【いつ届く】出荷予定日とは? 発送から届くまではどれくらい?
出荷予定日とは商品が出荷される予定日、簡単に言えば発送を予定している日にちのことです。
商品がいつ届くかは配送業者や配達場所によって異なりますが、発送から届くまでは一般的には1日~3日です。
ただし台風や降雪などの天候や交通状況によっては、発送から届くまでの期間が延びることもあります。
注文した商品がいつ届くか知りたい場合は、各運送会社のホームページで確認すると良いでしょう。
誤出荷には注意! 原因を解説
出荷作業中に気を付けなければならないのが、誤出荷です。
ここでは出荷作業中によく起きる、誤出荷の原因を簡単に説明します。
商品数を間違える
出荷業務が流れ作業になることで生じやすいミスの一つが、商品数を間違えることです。
このようなミスはお客様に不快な思いをさせたり、返品や交換の手間をかけさせたりするだけでなく、会社にとっても信用の低下につながります。
商品数を間違えないためには、梱包前に必ず注文内容と照合することが重要です。
商品のタイプを間違える
色や商品のサイズなどの選択ミスも、出荷作業中によく起きます。
特に目視では違いの判断がつきにくい商品では、ミスが生じやすいでしょう。
これは新人スタッフに多いミスなので、ベテランスタッフが出荷作業中にダブルチェックすることで未然に防ぐことが大切です。
商品の品番・型番を間違える
品番や型番を間違えると、まったく違う商品を発送することになりうるので要注意です。
また同じメーカーの同じカテゴリーの商品でも、型番や仕様が微妙に異なる場合があります。
品番や型番の確認ミスは、ハンドスキャナーなどの機械を使用することで防ぐことができるでしょう。
送り先を間違える
送り先のミスはお客さんだけでなく運送会社にも迷惑をかけることになるので、あってはなりません。
このミスの原因としては、受注の段階での住所の確認ミスや出荷作業中の宅配伝票の記入ミス、貼り間違いが主です。
宅配伝票と指示書に記載のデータが一致しているか、複数人でチェックすることが有効な対策となります。
同梱物が付属していない
サンプルやおまけ、販促物などの同封物の入れ忘れも、出荷梱包で避けるべきミスです。
特にお客様が同封物を目当てに商品を購入した場合には、クレームにつながります。
商品と同様に、同封物も数や種類に間違いが無いか出荷作業中のダブルチェックを心掛けましょう。
出荷済みとは? もうキャンセルできない?
出荷済みとは、もう既に商品が運送会社に渡っている状態を指します。
そのため、出荷済みの段階でのキャンセルや変更はかなり困難になります。
しかし運送会社に出荷者からの依頼があれば、配達中の商品の引き戻しに応じてくれる場合があります。
とはいえ、わざわざ出荷済みの商品のキャンセルに応じてくれる企業は多くはないため、よく確認しましょう。
誤出荷を防ぐ方法はある?
誤出荷の予防策として、まずチェック体制を整えることが重要です。
人的作業を伴う工程では、ダブルチェックや、チェックリストの活用を検討しましょう。
また、商品を取り違えないように倉庫内の整理も必要です。
商品の分類や配置を明確にし、ラベルやバーコードなどで識別できるようにしましょう。
次に、管理システムの導入も有効な方法です。
コンピュータやスマートフォンなどで在庫や出荷状況をリアルタイムで把握できるようにすると、誤出荷の発生や発見が簡単になります。
出荷業務の効率化なら出荷管理システムを導入しよう
出荷管理システムとは、発送から届くまでにミスが無いか管理するためのシステムです。
出荷管理システム導入による主なメリットは、出荷業務の効率化や欠品リスクの削減、出荷リードタイムの短縮化の3点。
出荷管理システムがあれば現在の在庫をリアルタイムで確認できたり注文状況をデータベースで管理できたりするなど便利です。
また誤出荷があった際にも、出荷管理システムの中から原因を簡単に洗い出し迅速に対応できます。
まとめ
今回は出荷と発送の違いや出荷予定日とは何か、商品はいつ届くのか、出荷済みとは何かなど、出荷業務の気になる疑問に答えました。
出荷と発送の違いについては、発送は出荷の次の工程と捉えるとわかりやすいです。
また商品はいつ届くのかは出荷予定日を発送日として、計算すると多くの場合間違いありません。
もし業務の効率化や誤出荷の防止策を検討しているなら、出荷管理システムもぜひ検討してみてください。
