業務の見直しに役立つフレームワークの一つが、ECRSの原則。
近年、業務の生産性や質を上げるアプローチとして、様々な企業がECRSの原則を採用しています。
この記事ではそんなECRSの原則とは何かや読み方、具体例、活用のメリットなどについて詳しく解説します。
業務の最適化を効果的に進めたい、改善したいと考えている人は、ぜひ参考にしてください。

ECRSの原則とは、読み方は?

ECRSの原則とは業務改善のためのフレームワークで、読み方は「イクルス」です。
この原則を構成するのは、「Eliminate(排除)」「Combine(結合)」「Rearrange(組み替え)」「Simplify(簡素化)」の4要素。
ECRSの原則では業務プロセスの排除と統合、そして最適な順序への再配置、作業の単純化をすることで、業務の効率と生産性を高めることを目指します。

ECRSの原則の具体例

ここではECRSの原則の4つの構成要素について、具体例とともに解説します。
様々な業務に通じる、分かりやすい具体例を集めました。

排除(Eliminate)

ECRSの原則における「排除(Eliminate)」とは、業務改善を目的に不要な工程やタスクを取り除くことです。
長年続けてきた業務の中には、形骸化した作業や残業の原因となるような生産性の低いタスクもあるでしょう。
そういった業務を排除することで、作業の効率化やコスト削減を目指します。
ECRSの原則の中でも排除は短期的に効果が出やすいプロセスなので、優先的に行うと良いでしょう。

結合(Combine)

ECRSの原則における「結合」とは、似通った複数の作業や機能を一つにまとめることで業務の最適化を図る考え方です。
組織業務においては、必要以上に作業の工程が細かく分かれていたり、同じような仕事を違う部署で繰り返し行っていたりすることがあります。
そのような業務を結合し一本化することで、人件費や備品、設備などのコストを削減することが可能です。

交換(Rearrange)

ECRSの原則における「交換」とは、業務プロセスの最適化を図るために、作業手順や工程を最適な順序に再配置することを指します。
具体例としては、これまでアナログな方法で行っていた業務をデジタルに置き換えたり、人の動線を考えて設備の配置を変えたりするのは交換の考え方。
交換を進めるためには業務の構造を抜本的に変える必要があることも多いですが、業務の効率化に有効なプロセスです。

簡素化(Simplify)

「簡素化(Simplify)」とは、業務プロセスをより効率的かつ効果的にするために、複雑な作業を取り除くことです。
例えば今まで一部の社員しかできなかった作業を自動化し、誰でも簡単にできるようにすることは簡素化の具体例です。
簡素化は作業の生産性を上げるだけでなく、人手不足の解消や業務の属人化を防ぐことにも繋がります。

ECRSの原則を業務改善に取り入れるメリット

ECRSの原則を業務改善に取り入れることにより、業務の最適化、コスト削減、業務負担の軽減など様々な効果が期待できます。

業務の最適化・効率化に繋がる

ECRSの原則を取り入れることにより、従業員一人ひとりの生産性が高まります。
その結果、業務全体の最適化、効率化が進むでしょう。
またECRSの原則により作業の質とスピードがともに向上すれば、企業の競争力アップにも繋がります。

コスト削減

ECRSの原則を採用することで業務プロセスが合理化され、無駄な作業を削減できます。
これにより材料費や時間の節約が可能となり、結果的に全体のコストダウンに繋がるでしょう。
また効率的な作業フローは従業員の生産性向上にも繋がり、企業の競争力を高める要因ともなりえます。

情報共有が円滑になる

ECRSの原則を促進することにより、チーム間の情報共有が円滑化します。
例えばメール連絡をコミュニケーションツールに置き換えることで、伝達スピードの向上が期待できるでしょう。
また重要なデータを共有することで問題の早期発見と解決が可能になり、組織全体の生産性も向上します。

属人化した業務の見直しに

ECRSの原則のうち簡素化のプロセスは、属人化した業務の見直しに繋がります。
業務が標準化されれば、誰でも同じ作業をできるようになるからです。
その結果、属人化した作業を担当する人の負担が減り、引継ぎにかかる時間も短縮できます。

従業員の業務負担軽減

ECRSの原則を実践することで業務の最適化が進めば、従業員の業務負担が大幅に減少します。
特に排除のプロセスは業務量の軽減に直結するため、残業時間削減も期待できるでしょう。
また無駄な仕事が無くなることで、従業員はより重要度の高い仕事に専念できるようになります。

ECRSの原則を効果的に活用するポイント

ECRSの原則を効果的に活用するためには、関連部署との連携などいくつかのポイントがあります。
以下のポイントを踏まえたうえで、業務の見直しを進めてください。

具体的な目標と方法を設定する

ECRSの原則を活用する際には、まず達成したい具体的な成果を定め、それを実現するための手順や方法を詳細に計画します。
ここで大切なのは、測定可能な目標を立てることです。
そうすることで定期的に成果を評価し、目標が達成できなかった場合にはアプローチを見直すことができます。

関係部署と連携して取り組む

関連部署との連携作業の中に、業務の無駄やボトルネックが隠れていることも少なくありません。
また一つの部署で行った業務の見直しが、関連部署にとってはひずみとなることもあります。
そのためECRSの原則を活用する際には、関係部署との連携が不可欠です。

現場の声を反映する

作業現場で直面している問題を理解しそれを改善策に活かすことで、より効果的にECRSの原則を活用することができます。
業務の見直しを図る際は、上層部の独断で計画を進めるのではなく、現場担当者の声も丁寧にヒアリングするようにしましょう。

定期的な見直しや効果の検証も大切

ECRSの原則を活用する際には、見直しと効果の検証も重要です。
定期的に目標達成の進捗を確認し、必要に応じて迅速に対策を講じましょう。
数値的な効果検証はもちろん、現場サイドが効果を感じられているか意見を聞くことも大切です。

まとめ

今回はECRSの読み方や原則について、具体例を踏まえて解説しました。
ECRSの原則とは、排除、結合、交換、簡素化からなる、業務の最適化を目的としたフレームワークのこと。
活用により、業務の効率化やコスト削減、属人化の防止など様々なメリットがあります。
ぜひできるところから、ECRSの原則を業務の見直しに活用してみてください。