受発注業務とは、企業と顧客が商品やサービスのやり取りをするために欠かせない業務です。
しかし作業が多岐にわたり煩雑になりやすいため、効率化が課題となっている企業も。
記事では受発注業務とは何かやフローの解説、受発注管理の課題などを解説します。
受発注業務の流れを詳しく知りたい人や業務の見直しをしたい人は、ぜひ最後までチェックしてみてください。
受発注業務とは?
受発注業務とは自社が提供する商品またはサービスの注文を受ける受注と、他企業が提供する商品やサービスを注文する発注に関する業務のこと。
受注業務では顧客からの受注情報をもとにデータを販売管理に送り、倉庫や工場に出荷指示をかけます。
発注業務とは、仕入先に商品やサービスの納品依頼を行うこと。
発注では商品を直接販売しているメーカーに依頼する場合や、小売店や問屋に依頼するケースもあります。
受注業務の流れ・フロー
受注の流れは、見積書作成から始まりかなり細分化されています。
ここでは受注業務の一般的なフローを詳しく解説します。
1. 見積書の作成
商品の価格は発注量などの条件により変動するため、顧客から注文依頼を受けたらまず見積書を提出するのが一般的な流れです。
発注側から見積もりを依頼されたら、受注側は見積書を作成し発注側に提出します。
この時、取引価格や支払い条件、納期などを提示しましょう。
2. 注文を受ける
顧客から発注書を受け取ったら、受注登録や注文請書の作成・送付などの受注処理のフローに移ります。
インターネットやFAX経由で発注書を受け取ることもありますが、電話やメールで発注の仮連絡をするケースも。
また、受注側は在庫状況の確認をしたり顧客と納期をすり合わせたりする必要があります。
3. 出荷指示
在庫をチェックしたうえで出荷指示書や納品書を作成し、倉庫へ出荷指示を出します。
受注側は納期日に間に合うように商品やサービスを用意する必要があり、在庫数が足りない場合は仕入れ先へ発注が必要です。
作成した納品書は、商品梱包の際に同封してもらいます。
4. 出荷・納品
次にのフローは、商品の出荷・納品です。
出荷時には、倉庫の担当者が出荷指示書をもとにピッキングと検品、梱包を行います。
それから注文内容と差異がないか最終確認し、発注側の納品場所へ商品を配送し納品完了です。
5. 請求
商品の出荷が完了したら、発注側に送付する請求書を作ります。
請求書に記載する内容としては、取引内容や金額、商品数量のほかに、支払い期限や振込先の情報を記載してください。
請求書は紙ではなく、デジタルで発行すれば送付の手間を減らすことができます。
6. 売上伝票の作成
発注先から検収書を受け取ったら、売上伝票を作成します。
売上伝票とは売上が発生した取引を記録する伝票のことで、企業の会計や経理を効率化する手段にもなります。
売上伝票に記入する項目は取引をした日付や商品名数量、金額などですが、会社によって異なるので方法を確認しましょう。
7. 入金確認
期日までに発注先からの入金を確認できたら、証明として領収書を作成し、発注側へ送付します。
複数の商品の取引が行われている場合、違う取引の支払いと認識しやすくなります。
入金者の名前と金額が正しいかよく確認しましょう。
発注業務の流れ・フロー
続いて、発注業務の流れを解説します。
受注業務と混同しないように、フローや仕事内容をよくチェックしてください。
1. 見積書の作成依頼
商品やサービスを発注する際、電話やメールなどで受注側に見積もりを依頼します。
この時、受注側に商品の名称、品番、個数、希望納期、納品場所などを伝えましょう。
発注側は見積もりを受け取ったら、見積書の内容をもとに社内で予算を申請します。
2. 納期や支払い方法の確認・注文
商品の数量や予定納期、入金期限や支払い方法などの取引条件に問題がなく、取引が決まったら受注側に発注書を送ります。
その後受注者が発注書を受領・処理し、取引成立となります。
なお事前に電話で発注内容を伝える場合も。
注文の際は、見積書に記載されている商品の品番や数量、金額と差異がないように注意してください。
3. 商品やサービスの受取
発注した商品やサービスを受け取ったら、検品を行い自社で在庫管理を行います。
納品された内容や数量に問題がないか確認しましょう。
また、動作不良やキズがないかもチェックしておくとトラブルを防止することができます。
確認後に検収書を発行し、受注側へ送ります。
4. 支払い手続き
商品を受け取った後、請求書の内容にしたがって期限内に取引代金を入金します。
入金を終えたら、受注側から領収書を受け取って取引は終了です。
領収書は注文書と同じく商品・サービスを発注した証明となるので、大事に保管しましょう。
受発注業務の課題
ここからは受発注業務の課題を解説します。
企業にとって大事な受発注業務ですが、事務的なミスなどが起こりやすい部分です。
以下の課題や注意点をチェックしましょう。
在庫管理
在庫管理を怠ると、納期遅延や在庫ロスにつながるため在庫管理をしているチームや取引先との連携が大切です。
またクラウドシステムを活用して在庫を見える化すると、倉庫に行って在庫確認したり、電話で問い合わせたりする必要がなくなります。
さらに在庫状況が目に見えて分かるため、適切なタイミングで在庫補充でき顧客にすぐに納期回答をすることが可能に。
注文ミス
電話やFAX、紙、システムといった注文の受け方がさまざまだと管理が大変になります。
抜け漏れなど受発注の事務ミスが起こりやすくなるため、できるだけ注文方法は統一するのがおすすめです。
また電話で商品の注文する場合伝達ミスが発生しやすいので、受注側が注文内容を復唱することが大切。
受発注システムを導入すると、業務フローを効率化できるため事務ミスの削減につながるでしょう。
支払いトラブル
内容が不十分な注文書や契約書が作成された場合、受発注業務のフローでミスが起こりやすくなります。
結果、発注内容と異なる請求書が送られて、支払いトラブルが発生する恐れも。
こうした問題が起こると顧客からの信頼を損ねる要因にもなり、場合によっては法的責任を問われることもあります。
顧客と長期的に安定した取引を続けるために、支払いトラブルをなくしていくことが重要です。
煩雑な事務作業
受注業務の担当者は、見積書の作成や受注システム入力、納品書作成などさまざまな事務作業を同時並行で行わなければなりません。
担当者の不注意や疲労蓄積によって、入力データを誤ったり顧客に間違った納期情報を伝えたりする可能性も。
こうした事務作業のミスで納品トラブルなどが発生することで、顧客満足度に影響を及ぼしてしまいます。
そのため、繁忙期には人員を増加するなどの対策やシステム化・自動化が必要です。
組織連携の必要性
受発注とは、在庫管理に加えて経理や物流、法務なども関わる業務。
そのため自分が所属する組織だけでなく、他の部門と協力することが必要です。
時には注文から出荷や請求まで、各部門の事情でスムーズに進まないことも。
こうした問題を解決するには、全体の流れを把握するシステムが有効です。
システム上でどの部門がいつ対応すればよいかわかると仕事がスムーズになります。
業務の属人化
業務の属人化とは、組織の中で特定の人しかその業務の実態を把握していない状態を指します。
この場合、その担当者がもし不在にとなった時に社内の対応が滞り顧客から不満が出る恐れも。
業務の属人化に対しては、受発注システムを導入して注文情報を一元管理したり、ルールをマニュアルとして共有したりすることが有効です。
受発注業務を改善・効率化するには
受発注業務は各工程でするべきことが多く、規模が大きくなると対応しきれなくなります。
人員不足の場合は、外部委託(アウトソーシング)を検討するのがおすすめです。
また業務プロセスの見直し・整理を行ってくれるBPOの利用もよいでしょう。
上に挙げた在庫の見える化や事務ミスを防ぐ対策としては、受発注システムを導入するのが有効です。
まとめ
記事では、受発注とは何かや業務のフロー、各工程の仕事内容、課題点などを解説しました。
電話やFAXなどのアナログで受注をしている場合や業務が複雑になりすぎている場合、事務的なミスによる顧客トラブルにつながる恐れも。
こうした課題を解決するには受発注システムの導入や在庫の見える化を行うことが有効です。
記事を参考に、受発注業務の流れの見直しを行ってみてください。
