発注に携わっているものの、実はあまり発注という言葉の意味を分かっていない人もいるかもしれません。
また業務を行うなかで、発注に関する様々な疑問を抱くこともあるでしょう。
そこでこの記事では発注とは何かや、発注と注文の意味の違いについて解説します。
併せて発注書発行時の注意点や記載すべき内容についても紹介するので、発注書の作成方法を知りたい人も参考にしてください。

発注とは

発注とは、何かを注文することを意味する言葉です。
品物の注文やサービスを依頼する際、日常的に使用される言葉なので聞きなじみのある人も多いでしょう。
発注する際のポイントは、何がどれだけ必要かを具体的に伝えること。
発注漏れやミスがあると企業の活動が滞ったり無駄な出費がかかったりするリスクがあるため、発注業務には正確性が求められます。

発注と注文の違い

発注は通常、発注書を通して行われるものです。
発注書は公式な文書であるため、発注は場合によって法的な拘束力を持ちます。
一方で注文は書面を介さず口頭だけで行われるケースも多く、具体的な契約条件が含まれることはあまりありません。
また発注は法人に対して、注文は個人に対して使用されることが多いのが両者の違いです。

発注と注文を使った例文を紹介

ここでは、発注と注文を使用した例文を紹介します。
発注と注文は意味が間違われやすい言葉なので、使用する際には注意しましょう。

発注を使った例文

・クライアントの要望により、デザイン会社に新しいパンフレットの発注を行いました。
・新規事業を開始するため、資材を発注しました。

注文を使った例文

・レストランではシェフおすすめのフルコースを注文しました。
・電気屋で、いま話題になっているゲームソフトを注文します。

発注業務の基本フロー

発注業務の基本的な流れとして、まず契約する相手に見積もりを依頼します。
見積もりの内容に問題が無ければ、発注書を発行して実際に発注しましょう。
その後、発注した商品が届いたら受領と検品を行います。
そして、最後に商品やサービスに対して支払い処理をして終了。
発注業務についてより詳しく知りたい人は、こちらの解説記事もぜひ参考にしてください。

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発注書とは?

発注書とは、 商品やサービスを発注するときに発行される書類のこと。
発注書は「確かに発注を行った」ことを証明するものであり、商品名やサービス名はもちろん数量や納期、条件や有効期限が記載されます。

発注書の意味と目的

発注書の発行には、「発注を行った意思表示」という意味があります。
また注文内容を明記することで不要なトラブルを避けるというのも、発注書を発行する目的です。
本来、発注書を発行しなければならないという法的な義務はありません。
ただし資本金の大きい会社が小さい企業や個人事業主に発注を行う場合には、下請法により発注書の発行が義務付けられているので注意が必要です。

発注書と注文書の違い

基本的に、発注書と注文書に違いはありません。
混乱しないように、社内でどちらを使用するか統一しておくといいでしょう。
ただし、業界によっては発注書と注文書を使い分けているケースもあります。
例えば発注書は形に残せないもの、注文書は形に残せるものを依頼するときに使うといったように使い分けがされることがあります。

発注書(注文書)の発行のフロー

ここでは、発注書(注文書)の発行の流れについて解説します。
発注書に決まった書式はありませんが、必要事項をきちんと記載することが重要です。

テンプレートやフォーマットを準備

発注書や注文書を発行する際には、まずテンプレートやフォーマットを準備しましょう。
インターネット上にある無料のテンプレートを使用すれば、必要事項を入力するだけなので簡単です。
フォーマットから作成する場合は、次に解説する項目をきちんと入れましょう。

記載事項を入力

発注書や注文書の記載事項として、まずは発注年月日と宛先を入力します。
それから、書類を作成した人の名前と発注内容、取引金額を入れましょう。
忘れがちですが、希望する納期や受け取り場所についても漏れがないよう入力してください。

送付

発注書を送付する場合、二つの方法があります。
一つの方法は、エクセルやワードで作った書面を契約する相手に郵送するやり方。
もう一つはPDFにしたデータをメールに添付したり、電子取引システムを利用し配信したりする方法です。

保管

発注書は取引を証明する重要な書類であるため、きちんと保管しましょう。
紙での保存が原則とされているものの、電子データとして保存しても問題はありません。
その場合には、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

発注書(注文書)発行時の注意点

発注書や注文書を発行するときには注意点がいくつかあります。
誤りがないようにしっかり確認しておきましょう。

記載漏れや間違いが無いか要チェック

発注書に記載漏れや間違いがないかは要チェックです。
特に数量や金額、納期については契約先に送る前にしっかり確認しましょう。
間違った内容で送ってしまうと、予定していた業務が遂行できなかったり大量の在庫を抱えることになったりしてしまいます。
会社にとって損失を招くことはもちろん、契約先との信頼関係が悪くなる恐れもあるので要注意です。

発注書には保存期間がある

発注書には保存期間があります。
法人と個人で違いがあり、法人の場合は7年間、災害損失欠損金がある場合には10年間の保存が基本。
一方で個人事業主の場合、5年間の保存が必要になっています。
ただし、これはあくまで現時点での決まりです。
法令や規則が変更されたときにはきちんと最新の内容を確認し、決められた保存期間を守りましょう。

親事業者は発注書の発行が必須

下請法の対象となる取引においては、親事業者は発注書の発行が必須となっています。
親事業者とは、ビジネスで商品やサービスを発注する主体となる側のこと。
下請けの法人は弱い立場になりやすいことから、公平な取引が保てるように配慮されています。
下請法違反とならないためにも、請求書はきちんと発行することが大切です。

収入印紙が必要なケースがある

発注書には収入印紙が必要なケースがあるので注意しましょう。
多くの発注書は印紙税法における課税文書にあたらないため、基本的に収入印紙は必要ありません。
ただし発注書が課税文書に該当する場合、収入印紙を貼り付ける必要があります。
発注書に収入印紙が必要かどうかは文書の内容によるので、契約の前には契約先の法人や社内でしっかり確認しましょう。

発注書の送り方にも気をつける

発注書は送り方にも気を付ける必要があります。
まず郵送する場合、発注書は信書にあたるためメール便で送ってはいけません。
もしメール便で送ってしまうと違反行為にあたり、罰金や懲罰の対象になる恐れがあります。
宅急便ではなく、きちんと封筒を用意して郵送しましょう。
またFAXで送る際は、原本を残しておくとトラブルがあった際に対応しやすくなります。

発注業務を効率化する方法

発注業務は、工夫次第で効率的に行うことが可能です。
ここでは、発注業務を改善する方法を紹介しましょう。

業務手順を見直す

業務手順を見直すことで、発注業務を効率化できる可能性があります。
一連の流れの中で、どこか無駄になっているものはないか確認してみましょう。
それを見つけられたら、今度は改善する方法を検討してみます。
また、業務の属人化が生じていないか確認するのも有効。
適切なチェック回数が設定されているか、各業務の担当者との連携はスムーズであるかなどを見直してみましょう。

適正在庫数の設定

在庫を適正に設定することも業務の効率化につながる方法の一つ。
適性な在庫数を設定することで、在庫不足や過剰な在庫を抱えるリスクを防ぐことができます。
在庫は需要の変動によって変わるため一定ではありませんが、需要を予測することで適正在庫が把握が可能に。
適正在庫の計算方法はいくつかあるので、気になる人は調べてみてください。

業務のシステム化

受注管理・在庫システムを導入することによって、発注書を自動で作れたり、リアルタイムの在庫数を簡単に把握できたりします。
その結果として、発注担当者の業務負担が減り人的なミスも生じにくくなるでしょう。
システムの導入にはお金が必要ですがその分発注業務の負担や人件費を削減できるようであれば、企業は積極的に検討するべきです。

まとめ

今回は発注の意味や注文との違いについて解説しました。
発注とは、商品やサービスを注文することを意味する言葉です。
発注は注文は似ているようで違いもあるため、理解したうえで使い分けましょう。
また発注書に関するルールは法人や個人など立場や状況によって異なります。
知らぬ間に法律を違反することのないよう、発注書を発行する際は各法人や個人が注意することが重要です。