国をあげてDXが推進されていますが、DXに取り組むにはコストもかかり、従業員の理解や取引先などとの調整などが必要になることもあることから、中小企業などではなかなか進まないのが現状です。
この記事では、DXとはそもそもどんなことなのかをはじめ、さまざまな業界におけるDXの具体例についてもご紹介していきます。
そのうえで、受発注業務におけるDXのメリットと、IT導入補助金を活用した受発注業務のDXについて確認していきましょう。
この記事を書いた人：受発注ライフ編集部
『受発注ライフ』は、2024年3月22日に誕生した、株式会社カンナートのWebメディアです。
株式会社カンナートは西新宿にある創業20年目のシステム開発会社です。
このメディアでは、受発注業務や物流、通販にお困りごとのある方々に向けて、 業務改善のアイデアや業界の新しい動向などを発信していきます。
DXとは
DXは、IT化と同一視されることも多いですが、単なるIT化とは異なります。
単にIT技術を導入するだけでなく、それによって業務プロセスの改善を図ることや、組織改革を図り新たな事業を生み出すなど、製品やサービス、ビジネスモデルそのものを変革する取り組みのことを指します。
DXにより、組織や風土、企業文化を改革し、グローバルなビジネス社会の中で競争上の優位性を獲得していくことを目指す取り組みです。
顧客視点での新たな価値の創出や少子高齢化で市場規模が縮小していく中、新事業を生み出すことやDXを通じて長年の企業文化を変化させることが求められます。
さまざまな業界におけるDXの具体例
中小企業をはじめ、取引先に中小企業が多い大手企業などでも受発注業務において混乱が生じがちです。
手間や時間がかかる、人手が足りない、商機を逃す、顧客からクレームが入るといった課題をDXで解決した具体例を見ていきましょう。
百貨店
お中元シーズンや年末年始の贈り物シーズンには、顧客が手書きした注文シートが大量に集まり、送り主の個人情報と注文内容、発送先などを商品管理システムに登録する必要があります。
毎年短期でアルバイトを募集して人件費もかかり、手入力なので転記ミスも多く残業やクレーム処理に追われることもあるでしょう。
そこで、RPAツール・OCRツールを導入し、手書きの注文シートをスキャンしたうえで、文字認識システムでデータ化し、自動的に自社システムに登録できるDXを行うことがあります。
手書き情報をデータ化する時間や人員を削減でき、短期アルバイトを依頼する必要もなくなりました。
大幅な人件費のカットと、アルバイト教育にかかる時間や手間も不要になったのがメリットです。
機械メーカー
1つの商品を販売するまでに見積書、受注書、発注書、請求書など作成しなければならない書類の数が多いうえ、スタッフの人数が少なく、日々残業が発生していました。
そこで、見積もり・受注・売上・請求をはじめ、発注・仕入れ・買掛・在庫管理や顧客情報管理まで連携して管理できるITツールを導入しました。
商品の売上を記録する納品書を作成するだけで、売上帳や請求書など複数の書類を自動で作成できるので、入力作業の二度手間がなくなり、入力ミスも減らせ、書類作成のスピードが圧倒的に高まりました。
ECサイト運営
知名度の高い複数のECサイトに出店したものの、商品の在庫が共通なので、売れたのに在庫切れで発送できなくなる事態が生じていました。
ECサイトごとに発送のルールが異なることや問い合わせ対応に時間がかかるなど、課題も山積です。
そこで、複数のECサイトの情報を一元管理できるツールを導入し、在庫情報を連携して管理できる環境を整備しました。
導入した1つのツールに情報を入力すれば、出店しているすべてのECサイトの情報が更新されるので、更新作業の手間が軽減できるようになります。
また、在庫を一元管理できるようになったため、ECサイトを横断しながら在庫管理をする必要がないのもメリットです。
売り切れの情報も瞬時に反映され、受注したのに欠品して顧客に謝罪をすることがなくなりました。
顧客満足度と信頼度がアップし、リピーターを増やすことが可能になるでしょう。
卸売業
従業員が少なく、営業スタッフがバックオフィス業務も兼務しています。
外回りをしている間に問い合わせが入ると、受注チャンスを逃すことが多々ありました。
そこで、販売業務をトータルで管理できるシステムを導入し、電話やFAXとコンピュータを統合するCTIシステムを用いることで、顧客情報と売上情報を連携させるDXを図りました。
電話やFAXの情報とパソコンのデータを連携できるようになり、外出先でも発注依頼のFAXを確認したり、オンライン上で売上伝票の入力なども可能となります。
外回り中でも伝票を作成し、出荷や配送手配まで自動でできるようになったため、商機を逸するリスクがなくなりました。
受発注業務におけるDXのメリット
DXに取り組むことで受発注業務においては、時間短縮やコスト削減、売上アップや顧客満足度のアップ、従業員が働きやすい環境づくりや人手不足の解消といったさまざまなメリットが生まれます。
BtoB受発注では現在でも注文書をFAXすることや電話で「いつものお願い。」の一言で受注しているケースも少なくありません。
FAX注文や電話注文のデータは、専用システムに入力し直す必要があり、時間も手間もかかり、入力ミスなどのリスクもあるので、ダブルチェック体制を整えるなど人員も必要です。
受発注業務をDXし、自動入力や自動在庫管理、受注から発送、請求までワンストップで対応できるシステムなどを導入すれば、時間短縮や人手不足の解決、人件費などのコスト削減にも役立ちます。
残業なども減らせて従業員が働きやすい環境づくりができ、受注ミスなども起きにくくなるので顧客満足度が高まり、売上アップも期待できるのがメリットです。
IT導入補助金を活用した受発注業務のDXについて
DXを実施するには、ITシステムやツールの導入コストやランニングコストをはじめ、従業員教育や、必要に応じて顧客に新しいシステムへの対応を求めなくてはなりません。
その中でも、特に受発注業務でDXを図るために支障となるのが、導入コストや教育コストといった費用面です。
特に資金が少ない中小企業では、DXのニーズがあっても、費用面で踏み切れないことが少なくありません。
そこで、自社の自己資金だけでは導入が厳しいといった場合には、IT導入補助金のデジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型）を活用できないか検討してみましょう。
IT導入補助金のデジタル化基盤導入枠では、会計ソフトや決済ソフトをはじめ、受発注ソフトやECソフトも費用補助の対象になります。
さらに、クラウド利用料やパソコンやタブレットの購入費用、レジや券売機といったハードウェアの導入費用も補助対象にすることが可能です。
補助金額は対象の支出が50万円以下なら補助率3/4、50万円超～350万円なら補助率2/3となります。
また、ハードウェアの購入費用の補助には別途上限額が設けられています。
パソコンやタブレット、スキャナやプリンター、複合機器は補助率1/2で、補助上限額は10万円、レジ・券売機等は補助率1/2で補助上限額は20万円です。
受発注業務改善なら「urutto（うるっと）」がおすすめ!
受発注業務を改善したいなら、BtoB受発注システム「urutto（うるっと）」の活用がおすすめです！
「urutto（うるっと）」を導入すれば、面倒なFAX・電話注文の処理をなくして、システムで注文を管理することができます。
さらに要望に合わせた機能のカスタマイズができることも、「urutto（うるっと）」が選ばれる理由です。
例えば得意先ごとに表示する商品や価格を変えたりなど、細かな部分まで自由自在に設定が可能。
また、「urutto（うるっと）」の画面はシンプルで直感的に操作しやすいため、初めて受発注システムを使う人でも操作に困りません。
14日間の無料お試しもできるので、気になる人はぜひお試しください！
※「urutto（うるっと）」は、受発注ライフ運営会社の「株式会社カンナート」が提供する受発注システムです。
まとめ
DXは、単なるIT化とは異なり、ITなどの最新のテクノロジーを活用することで業務改革を行うことや組織改革をするなど、新たな価値を創造していく取り組みです。
DXに取り組むことで受発注業務も時間短縮やコスト削減、売上アップや顧客満足度のアップ、従業員が働きやすい環境づくりや人手不足の解消などのメリットが生まれます。
DXにはソフトウェアやハードウェアなどを導入するなど、費用が必要になるため、中小企業などではなかなか取り組みが進まないのが現状です。
IT導入補助金をご検討の際は、お問い合わせフォームからぜひお気軽にご相談ください。
