ビジネスの現場でよく問題視される属人化。
属人化とはその人しか特定の業務を遂行できなくなることを意味しますが、その一体何が悪いのでしょうか。
この記事では属人化の意味や読み方、対義語を紹介するとともに、属人化の何が悪いのかやブラックボックス化について詳しく解説。
また属人化が悪くない状況やわざと属人化を進める社員の本音、属人化が退職理由になるケースなど、組織の管理者が知っておきたい知識も紹介します。
属人化とは
そもそも属人化とはどんな状態を意味するのでしょうか。
何が悪いかを説明する前に、ここでは属人化の意味や読み方、対義語について解説します。
属人化の意味と読み方
属人化の読み方は「ぞくじんか」です。
属人化とはその人しかできない業務が生じている状態、つまり仕事のブラックボックス化を意味します。
例えば、ある人が休んだら仕事が滞ったり、ある人が辞めたら仕事が続けられなかったりする場合は、属人化が進んでいると言えるでしょう。
属人化と専門・スペシャリストの違い
属人化とは、その人しかできない業務が生まれている状態。
一方で、専門化とは特定の分野において高い知識やスキルを持つ状態を意味し、そのようなスキルを持つ人をスペシャリストと呼びます。
社内にスペシャリストがいても、組織内でその人が身につけた知識や技術を共有する構造があれば属人化は防ぐことも可能です。
属人化の対義語は?
属人化の対義語は標準化です。
標準化とは、仕事の内容や方法を統一化することを意味します。
対義語であるこの標準化が進むことで、その人しかできない業務を減らすことができるでしょう。
またマニュアル化も属人化の対義語とされています。
属人化は悪くない? メリットとは
状況によっては、属人化は悪くない場合も。
例えば、人手が足りない小規模な組織では、属人化により役割分担が進み全体の効率化を図ることができます。
また一人ひとりの特性にあわせた配置により、業務を任された従業員のモチベーションがアップすることもあるでしょう。
長期的な視点ではデメリットの多い属人化ですが、数週間で終わるプロジェクトなど短期的な仕事であれば属人化するのも悪くないかもしれません。
属人化してブラックボックスにすることのデメリット
属人化は悪くないケースもあることを紹介しましたが、一方でその何が悪いのでしょうか。
ここでは属人化により仕事をブラックボックス化させることの弊害を解説します。
業務が遅れるリスク
属人化のデメリットの一つは、業務が遅れるリスクが高まることです。
例えば、属人化した仕事を受け持つ社員が会社を欠勤した際、他の社員がその仕事を替わることができず結果的に業務が滞ります。
また属人化した仕事はその人しかできないため、急いで仕事を進めなければいけないシーンでも他の社員にヘルプを求めることができません。
知識やスキルの共有が困難に
仕事のブラックボックス化が進むと、知識やスキルの共有が難しくなります。
もし業務担当者がやむを得ない事情で引継ぎできないまま職場を去った際には、その人が今まで蓄積したノウハウは会社に一切残りません。
その人が特定業務を担当した期間が長いほど、そのダメージは組織にとって大きなものとなります。
その人しか情報を知らないことで社内の風通しが悪化
自己中心的な理由からわざと属人化を進める社員もいますが、そのような状態では社内の風通しが悪化する一方です。
例えば、属人化した仕事に関して何かトラブルが発生したとき、組織内での情報伝達が円滑に進まず問題解決に時間がかかるでしょう。
またその人しかできない仕事があると、他の社員が能力や発想を活かす場面が奪われ、チームワークの低下にも繋がります。
不正を引き起こすリスクも
属人化した組織では権力や情報が一部の人に集中しやすく、チェックや監視が不十分になることもしばしば。
その結果社員が権力を乱用したり、不正に利益を得たりする可能性があります。
特に、会社の根幹を担うような責任のある業務でブラックボックス化が生じている場合、取り返しのつかない事態を招くリスクがあるので注意しましょう。
属人化によるプレッシャーが退職理由に
組織は属人化の一体何が悪いのかと思っていても、個人にとっては退職理由に繋がるほどの重圧になることも。
その人しかできない仕事があるということは、その仕事に対する責任も一人で負うという意味になります。
また属人化している仕事は引継ぎができず休みが取りにくいため、それが退職理由になることもあるようです。
わざと属人化をする人も
退職理由ともなる属人化ですが、中にはわざと属人化を進める人もいます。
例えば、自分の仕事がなくなることを恐れて、わざと自分の担当業務を属人化する人。
また、自分にしかできない仕事を作ることで社内での存在意義を高めたいという考えで、わざと属人化を進める人もいます。
そういった人は「仕事の属人化の何が悪いの?」といった態度で、仕事のマニュアル化や引継ぎをわざと行いません。
属人化を排除・解消する方法
属人化は悪くないと思っていても、社員の退職理由にも繋がるため早急に排除するべきです。
ここではマニュアル作成など、仕事のブラックボックス化を排除するためにやるべきことを紹介します。
業務フローの可視化と見直し
属人化を排除するためには、業務フローの可視化が必要です。
まずは組織や部署の中で、誰がどの仕事を担当しているのかを表にまとめてみましょう。
そうすることで、属人化や業務負担の偏りがどこに生じているのかを明確にすることができます。
業務自動化ツールを取り入れる
属人化を排除する方法の一つは、業務自動化ツールを取り入れることです。
例えば、業務自動化ツールを事務作業に導入し、業務担当者は最終チェックだけをすれば良い仕組みを作れば、個人の負担を大幅に減らすことができます。
そのようなケースでも担当者は少なくても二人以上配置しておくと良いでしょう。
業務内容を標準化・マニュアル作成と更新
属人化の排除に、業務内容を標準化とマニュアル作成も欠かせません。
標準化とは属人化の対義語ですが、グループの誰もがそのタスクを同じやり方でできる状態にすることを意味します。
そのためにはその業務に対するマニュアルの作成と定期的な更新を行い、それを常に組織全体で共有しておくと良いでしょう。
属人化排除による組織全体へのメリット
属人化は別に悪くないのではと考える人もいると思いますが、無視できないメリットもたくさんあります。
ここでは、組織にとって属人化の排除にはどんな意味があるのかを詳しく解説。
生産性の向上
仕事が属人化している状態では、その生産性は個人のスキルに委ねられています。
しかし組織全体でその仕事を共有できるようになれば、社員一人一人のアイデアや気づきをその業務に取り入れて、仕事の効率をアップできるのです。
つまり、属人化の排除は組織全体の生産性向上に繋がります。
業務遅延のリスク低減
属人化を排除すると、業務遅延のリスクが低減されます。
なぜなら属人化排除によって誰でも業務を引き継げるようになり、社員の欠員や休暇などの影響を受けにくくなるからです。
また業務の責任者が忙しいときにも、その他の社員が力をあわせてスピーディーに仕事を進めることができます。
スキルが共有され組織がレベルアップ
社内に特定分野に関する技術や知識を蓄積する上でも、属人化の排除は欠かせません。
終身雇用が崩壊する現代社会の中、社員はいつ辞めるかわからないもの。
そんなリスクの中でも、業務が標準化されていれば組織はレベルアップを続けることができます。
社内でシナジーを生み、新しい価値創造
属人化を排除することで、社員同士のコミュニケーションが活発になり異なる視点やアイデアが交わされるようになります。
また情報を様々な職種で共有することにより、それまで気づけなかった情報の価値や、活用方法が見つかるかもしれません。
属人化排除は組織の知的財産を増やし、イノベーションを促進することに繋がります。
まとめ
この記事では属人化の意味や読み方、対義語や何が悪いのかを解説しました。
属人化が悪いか悪くないかは状況によって異なりますが、組織の長期的な成長を考えるなら排除するべきです。
またわざと属人化を進める社員がいる一方で、人によって属人化は退職理由に繋がるほど負担になることを忘れてはいけません。
一度ブラックボックス化した仕事の標準化は簡単ではないですが、組織が中心となって抜本的な改善を図っていきましょう。
