「これから受発注業務に従事する人に向けて生の声を届けたい」。
そんな思いから始まった、受発注ライフのインタビュー記事第一弾。
今回はインタビューvol.1:後編をお送りします。
インタビュイーは、前編と同じく入社4年目の若きホープ、Y・Nさんです。
後編では、現場にいるからこそわかる受発注業務のやりがいなどを深掘りしていきます。
編集の都合上、インタビュー内容を一部簡略化・言い換えしております。予めご了承ください。
苦労した末に問題が解決する そのプロセスを楽しむ
―日々の業務を行う中でやりがいを感じるときを教えてください。
先ほどの例のように、問題解決のために試行錯誤を重ね、最終的に問題が解決した時です。
試行錯誤してやってみた結果が、成功に繋がったら嬉しいですね。
出荷指示の煩雑さが手軽になったのも、上長が問題解決のために奔走してくださったからです。
システムチームに依頼してやり取りしてもらって、ほとんど改善してくれました。
問題点を見つけて、まとめて、どうしたら直るのか考えてみて、というプロセスを繰り返します。
ただ、やはり自分たちのチームだけではどうにもできないことも多くあると思うんです。
そういう時にはシステムチームに依頼するとか、そもそも対応の方法を変えるという方法もあります。
変えるにあたっては、直接お取引先様とやり取りしているアライアンスチームやお取引先様自身に相談していますね。
顧客に寄り添うことで見える課題を丁寧に紐解く
―先ほど検品のことや倉庫・物流の人手不足のことなど、いろいろ問題点を挙げていただきましたが、今の部署での業務遂行における課題はどんなところにありますか。
改善されてきているとはいえ、繁忙期になると、倉庫の出荷状況が悪くなる状態が毎度起きていること。
繁忙期だけでなく、セールなど、注文が集中するとトラブルが起きやすいのは課題ですね。
それから、就業状況が先方次第になってしまうところも課題かもしれません。
終業時間で言うと、倉庫も順調にいっていれば早いときは19時か19時半ぐらいには全て片付くんです。
ただ、繁忙期などになると22時とか23時とかまでかかっちゃうこともまれにあります。
それも3日、1週間連続とかもあれば、1ヶ月続いたりみたいに倉庫の状況でまちまちです。
―先方頼りなところが課題とおっしゃっていましたが、それを解決するためのアイデア等はありますか。
先方頼りになってしまうのは先方に出荷していただいているし、仕方ない部分も多いです。
JANコードの取り組みのように、先方でかかる作業にかかる時間を減らせる方法を提案したりはしています。
先方と何度もやり取りして、今、向こうで起きている問題をヒアリングして、こちらで改善できそうであればする。
どんな問題が起きているか、向こうから言ってもらえれば一番良いんですけど、必ずしもそうじゃないと思うんです。
なので、別件で話した時に、「どうですか最近?」「何か困っていることないですか?」みたいな感じで聞きます。
できるだけ連絡をとって、先方の改善にも取り組むことが、今やっている改善に向けての動きです。
―それを行うためのツールとなると、電話などのアナログな形になるのでしょうか。
メールか電話が基本ですね。
先方に直接出向くのは基本的にアライアンスなので。
何年か前に1回ぐらい、上長が行ったことがあるみたいです。
実際に現地に行って商品を見に行って、検品とかちょっと手伝うことも、以前はあったようで。
倉庫ごとで1人ずつ担当を決めて手伝ったり、主にそことのやり取りをしてもらったりとか。
紛失した商品の補填に弊社が発注した分の金額をあらかた出して、先方との交渉に使うなどしていました。
そういうのも営業系の部署が担当を立てていました。
営業を通して連携をとる形です。
―先ほどJANコードの改革のお話もありましたが、データ管理の仕様変更において使われていたツールなどあれば教えていただけますか。
基本的に私達が作業するときは自社ツールで、出荷管理・注文管理全部やっています。
自社ツールからデータを全部書き出すことができて、発注・出荷はExcelシートで管理している形ですね。
なので、主に自社ツールとExcelです。
発注指示・発注指示もExcelでツールを作って、それを使って業務を進めていきます。
現状起きている問題や新しい取引先に対応できていない業務への問題点など。
これらはシステムチームへ相談して、ツールの改修をしてもらうことになります。
問題が起きたら、各所に相談して解決に向かう形です。
―もしあれば、ツールに使用にあたって要望や改善のポイントはありますか。
先方とのやり取りがもうちょっとスピーディーになればいいなとは思います。
基本的には、データを作って先方にExcelのデータをメールで送ってというやり取りです。
何か問題が起きたら、こちらで調べて対処しています。
今起きている問題が何件あるかを調べて、データにして、先方に送るのは時間がかかります。
また、先方がそのメールを見るまでと見てから先方での精査の時間が別途必要です。
返信が来るまで、大きい案件だと2日~3日、1週間前後かかってしまうこともあるんです。
そういったやりとりがもっとスピーディーに進めばいいと日々思っています。
面倒くさがりな人は適任?! 受発注業務に向いている人の特徴
―インタビューも終盤ですが、受発注業務に向いている人の特徴はありますか。
これはシステム向きな人にも近いところがあると思いますが、面倒くさがりな人だと思います。
よく言うじゃないですか、数学者って面倒くさがりが多いとか。
最短ルート向かおうとするみたいな人。
発注とかも取引先ごとに決まったルールがあって、それに則って発注をするのが受発注業務です。
それが何通りも何通りもあると面倒だから一本化しようみたいな感じ。
何個か業務があるとして、それを1個にまとめて1回で済まないかなみたいな思考ができる人が、向いているんじゃないかなと思います。
もちろん自分1人でできないこともあるだろうから、いろんな人に相談しながらですが。
「これ何とかなんないですかね」とか「こういうのってどうですかね」みたいな、提案ができる人ですね。
そういう意味では、周囲とコミュニケーションを柔軟にとれる力も必要になってくると思います。
―最後に、これから受発注業務に従事する方にメッセージをお願いいたします。
メッセージっていう感じなのかわからないけど、先方との認識のすり合わせはしつこいぐらいにやってちょうどいいです。
あとは、ジャストアイデアでいいから改善の方法を思いついたら、誰かに相談すると意外に形になる。
なので、思いついたことがあれば一人で抱え込まずに何か言ってみた方がいいです。
まとめ
受発注の現場担当者さんにお話を聞くこの企画。
第1回は、入社4年目の若手ホープ、Y・Nさんにお話を聞きました。
現場ならではの具体的な例を交えたわかりやすいエピソードは、惹き込まれますね。
受発注ライフインタビュー企画、第1回はここまで。
今後も興味深いお話をアップしていくので、ぜひチェックしてみてくださいね!
