業務の効率化やコスト削減に役立つ、一元管理。
組織の運営者の中には一元管理の意味をしっかりと理解したい人や、導入を検討している人も多いでしょう。
この記事では、一元管理の意味をはじめネットショップにおける一元管理システム・サイトの機能やメリット、デメリットを紹介しています。
一元管理の仕組みを導入しようか検討している人や、一元管理の意味を知りたい人はぜひ参考にしてみてください。
一元管理とは?
一元管理の読み方は。「いちげんかんり」。
一元管理とは人や物、情報、お金などの資源を一括で管理することを意味します。
また英語で一元管理とは、centralized managementやunified managementなどと表現されることが一般的です。
一元管理を行うと、業務の効率化や情報管理のコスト削減など組織にさまざまなメリットがもたらされます。
ネットショップやECにおける一元管理とは?
ネットショップやECサイトにおける一元管理とは、受注をはじめ在庫や商品管理を一括して管理することを意味します。
一元管理を行えば、複数のネットショップやECサイトを持っていても、データを一括にまとめて各ショップを効率的に運営することが可能に。
また出荷や受注時のミス、トラブルの防止や、お客様の満足度向上にもつながります。
ネットショップの一元管理システム・サイトの機能
経営資源の一括管理を意味する一元管理ですが、ネットショップ運営において具体的にどのような機能があるのでしょうか。
受発注業務からお客様対応業務まで、ECの一元管理が対応する業務範囲は多岐にわたります。
受発注業務を一元管理
ECの一元管理システムでは、受発注データの一元管理が可能です。
例えば特定の注文履歴の抽出や合算がスムーズにできます。
またシステムによっては、入金待ちや出荷待ちなど各注文ステータスをデータ上で確認、管理できるものも。
仕入れや入出庫をまとめて管理
EC一元管理システムを利用すると、仕入れや入出庫情報をまとめて管理できます。
この機能により在庫がないのに販売してしまったり、在庫があるのにECサイト上では在庫なしになってしまったりするのを防げるでしょう。
運営するネットショップ数が増えるほど、在庫の一元管理は重要です。
商品登録を一元管理
一元管理では商品登録を一括で登録できるため、複数のサイトの商品情報を統一することが可能です。
例えばECではSEOを意識して、モールに載せる商品名を正式名称から変更する場合があります。
複数のモールに出品している場合、各モールの商品名を一つずつ地道に変更する必要がありますが、一元管理なら一括に商品名を変更可能です。
問い合わせやメールの窓口を一元化
問い合わせやメールの窓口を一元化できるのも、EC一元管理システムやサイトの特徴。
例えば問い合わせに対し「未対応」「対応中」のようなステータスを付与できます。
また一元管理なら、発送連絡などのメールを自動送信することも可能です。
複数モールの販売データを一元管理
EC一元管理システムでは、複数モールの販売データをまとめて管理できます。
複数のモールを利用している場合、それぞれ管理方法が異なるため管理が複雑化しがち。
しかし、EC一元管理システムを使用することで販売状況が一括で分かります。
一元管理のメリット
ここからは、一元管理のメリットを紹介します。
ネットショップの運営において一元管理にはどのようなメリットがあるのかを知り、利用する際に役立ててください。
販路を拡大しやすくなる
EC一元管理システムを使うと、手間をかけずに販路を拡大できます。
通常、複数の店舗運営を行おうとすると、モールごとにデータのフォーマットが分かれるため業務が煩雑化します。
しかしシステムを導入するとすべてのモールを一元化できるため、このような手間が減ります。
その結果、複数店舗の運営がしやすくなるでしょう。
受発注・在庫管理が簡単に
受発注・在庫管理が簡略化するのもEC一元管理導入の大きなメリットです。
受発注業務では送り状の作成や入金確認といった煩雑な業務が多いですが、一元管理によりそれらの業務を自動化できます。
これにより、担当者の負担が減ることはもちろん人件費の削減にもつながるでしょう。
ヒューマンエラーの削減
複数のECサイトを運営している場合、商品の登録や在庫管理など行う業務が多く管理が煩雑になるため、ヒューマンエラーが起こりやすいです。
しかしEC一元管理システムでは一つのシステム上で一括管理できるのため、作業ミスが減らせるでしょう。
一元管理のデメリット
ネットショップの一元管理にはメリットだけでなくデメリットもあります。
ここからは、どのようなデメリットがあるのかを紹介しましょう。
システム導入コストと維持費用がかかる
EC一元管理システムの導入には、コストや維持費がかかるのがデメリット。
どのくらいのシステムを導入するかによっても変わりますが、ある程度の出費が必要になることは覚えておきましょう。
とはいえ、長期的にはプラスになるケースが多いです。
教育コストがかかる
新しいシステムを導入すると、使いこなすための教育コストがかかります。
社内で勉強会を行ったり、マニュアルを整備したりする必要があるのはデメリット。
システムに慣れるまで、何を行うかあらかじめ考えておく必要があります。
従来の業務フローの変化
従来の業務フローが変化するのもデメリットの一つです。
システムを一元化すると、これまでの体制を変えていかなければなりません。
新しいシステムになかなか慣れず、実務を担う人たちが混乱してしまう可能性もあるでしょう。
ECにおける一元管理を成功させるには
一元管理を成功させるために気を付けたいポイントは、次の4つ。
これから導入を考えている人はしっかりチェックしておきましょう。
マニュアル作成
一元管理を成功させるためには、マニュアルの作成が必要不可欠。
せっかく一元管理の仕組みを取り入れても、社員によってシステムの使い方が違ってしまうと十分に活かせないからです。
誰でも同じように操作できるよう、マニュアルを整備しましょう。
一元管理の目的・メリットを社内共有
一元管理する目的やメリットを、あらかじめ社内で明確化し共有しておきましょう。
システムを活用するためには、従業員が共通認識をもっておく必要があります。
また、その際は導入のメリットやデメリットも伝えておくといいでしょう。
データを種類別に分ける
データを種類別に分けると、現場がシステムを扱いやすくなり効率化につながります。
さらに、担当者ごとの業務時間も測っておくとベスト。
運用を開始したあとの改善効果も、しっかりと確認できるようになるでしょう。
自社に適したシステムを導入
一元管理の仕組みを導入するにあたり、搭載機能やコストが自社に合ったシステムを導入するのが大切。
例えばサービスにより、対応しているカートの範囲やモールは異なるので事前に確認しておきましょう。
また導入費用だけでなくランニングコストも考慮し、長期的にシステムを使い続けられるかも検討してください。
まとめ
一元管理の読み方は「いちげんかんり」で、英語でいうとcentralized managementを意味します。
またECにおける一元管理とは、受注をはじめ在庫や商品管理を一括して管理することを意味します。
記事で解説した通り、一元管理にはメリットだけでなくデメリットもあるため、導入を考えている場合は事前にしっかりと確認しておきましょう。
