荷物の発送や書類の郵送に慣れていない人は、送り状と言われてもあまりピンとこないかもしません。
また、出荷担当者であっても「実は送り状についてよく分かっていない」という人も多いのではないでしょうか。
この記事では、送り状とは何かといった基礎知識をはじめ、納品書や伝票との違い、作成方法や郵送時の注意点について解説します。
ビジネスで送り状を作成したり、宅急便を発送したりする必要がある人は必見です。

送り状とは?

送り状とは、具体的にどのようなものを言うのでしょうか。
配送伝票としての送り状と、ビジネスにおける送り状の違いを説明します。

配送伝票としての「送り状」

配送伝票としての送り状とは、主に物流で使用され、配送される書類や荷物に貼り付ける配送伝票のこと。
宛名と差出人はもちろん、中に入っているものや何日に届けてほしいのかを配送業者や受取人に示すために利用されます。
送り状にはさまざまな種類があり、代金回収を必要とするものなど、送料を誰が負担するかを表している伝票もあります。

ビジネスにおける「送り状」

ビジネスにおける送り状とは、取引先に見積書や契約書を送付するときに「どのような書類が入っているのか」の明細を記した書類のこと。
送り状は、送付状や送付案内状とも呼ばれることがあります。
封筒を開けてはじめに目に入るため、送り状にはあいさつ文を添えて送るのが基本。
ビジネスにおいて、書類を手渡しではなく郵送するときには送り状を一緒に封筒に入れて送るのがマナーです。

送り状と納品書の違い

送り状と納品書は間違われやすいですが、違いがあるため混同しないよう注意しましょう。
送り状とは、前述したように配送伝票のこと、もしくは送付するものの明細を記したものです。
対して、納品書は顧客に商品を納入する際、誰が、誰に、いつ、何を、どれだけの数を、いくらで 納品したかを証明するものです。

送り状と伝票の違い

納品書との違い以外にも、送り状と伝票にも明確な違いがあります。
送り状は、物流において荷物の配送先をはじめ依頼した人の氏名、住所、荷物の内容などが明記された書面のこと。
目立つように荷物の一番上に貼り付けられることが一般的です。
伝票は、経理業務をする際に扱われる書類の一つであり「会計上の取引内容を記録する書類」のことをいいます。

送り状の種類

ここでは、送り状の種類を紹介します。
それぞれの使いどきや違いを把握して、使用するときに間違えないように気を付けてください。

発払い伝票

発払い伝票とは、荷物を送るほうが送料を負担するときに使用する伝票です。
元払い伝票と呼ばれることも。
国内の配送業者であればどこも発払い伝票の扱いがあるため、目的に応じて配送手段が選べて使いやすいのがポイントです。

着払い伝票

着払い伝票とは、荷物を受け取るほうが送料を負担するときに使用する伝票です。
配送業者によっては、着払いを選ぶことで手数料が発生することも。
通常、発払い伝票とは区別しやすいように伝票の色が違います。

代引き伝票

代引き伝票とは、配送業者が荷物を送る人のかわりに送料や取引料金といった代金を回収する伝票。
代引きは送るほうが確実に代金を回収できるうえに、荷物を受け取るほうも代金を支払ったのに荷物が届かないといったトラブルを避けられます。

送り状の記載事項

配送業者により宅急便の送り状の形式はさまざまですが、基本的な記載事項があります。
届け先の氏名、住所、電話番号 ・依頼主の氏名、住所、電話番号 ・配達希望日と時間指定 ・品目・われものなどの注意事項や個口を記載します。

送り状の作成方法

ビジネスで使う送り状をどのように作成すればいいのか分からない人もいるかもしれません。
ここでは、手書きや電子システム入力など具体的な作成方法を紹介します。

手書き用の送り状で作成

手書きで送り状を作成する場合、配送業者の営業所やコンビニなどに行くと発送用の送り状を手に入れられます。
送り状をもらい、必要事項を記入しましょう。
記入が終わったら荷物の集荷を依頼すると、その際に控えをもらえます。

各運送会社のシステムから入力

送り状は、宅急便や郵便局、佐川急便など多くの運送会社の電子システム上で作成できます。
運送会社が提供している送り状システムにはCSVデータでの注文情報の取り込み、出荷ステータスを一括管理できる機能などが備わっているのが特徴。
自分のプリンターはもちろん専用のプリンターをレンタルして、自社で宛名ラベルが印刷できます。
作成した伝票は電子データとして保存できるため非常に便利。

送り状作成時の注意点

宅急便の送り状を作成するときには気を付けたいポイントもあります。
ビジネスの取引において間違えないようにしっかり理解しておきましょう。

記入ミスに注意

送り状に記入ミスがあると、配送の遅延や配送中の事故、誤出荷につながる可能性があります。
また、住所に記入ミスがあり間違った場所に届いてしまうことで、ビジネスで信用問題になってしまうこともあるでしょう。
そのため、記入ミスには十分注意してください。

貼り間違いに注意

送り状を貼り間違えてしまうと、個人情報が流出する恐れがあります。
特に、毎日多くの荷物を出荷していたり送り状を大量に扱ったりするときには注意が必要。
送り状の貼り間違いは自動化システムの導入やダブルチェックで防ぐことができます。

荷物の品名は具体的に書く

送り状を作成するとき、荷物の品名は具体的に書きましょう。
たとえば、デジタルカメラを宅急便で送るときにはバッテリーの有無も記載するのがポイント。
バッテリーにリチウムイオン電池が使用されていた場合、航空輸送が使えず到着まで時間がかかることも。
トラブルを避けるためにも正確に品名を書くことが大切です。

控えはしばらく保存しておく

荷物を発送したあとに手元に残る控えは、しばらくの間保存しておくようにしましょう。
もし荷物が紛失してしまった場合、控えが証明となります。
また、控えには追跡番号が記載されているため、発送後に荷物の配送状況を確認することも可能。

WMS導入で送り状作成業務を効率化できる

WMSを導入することで、ビジネスで使う送り状の作成業務を効率化できます。
WMSとは、倉庫管理システムのことです。
在庫管理や入出荷管理はもちろん、帳簿出力の機能を備えているなど倉庫内の業務を効率的に行うためのシステムを指します。
手作業が減るため、人的ミスの発生を抑えられるのが特徴です。
ただし、完全に自動化することは難しいため、一部で手作業が必要になる場合もあります。

まとめ

送り状とは、ビジネスにおいて相手に見積書や契約書を郵送する際に、封筒の中に入っている書類の明細を記したもの。
納品書や伝票とは異なるため、間違えないように注意しましょう。
送り状の作成には手書きと電子システム入力があるので、自分がやりやすい方を選んでください。
送り状を作成し、書類を郵送したり荷物を発送したりするときは、今回紹介した注意点に気を付けて作業をしましょう。