重要書類の送り方は、一歩間違えると会社の信用低下をまねきかねません。
そのため個人情報や企業秘密などが記載された重要書類を送る時は、郵送方法や封筒の書き方など様々な点に注意を払う必要があります。
そこでこの記事では簡易書留などの重要書類の郵送方法や送付時のマナー、封筒の書き方について詳しく解説します。
ビジネス文書の扱い方全般に通じる内容なので、社会人はぜひ参考にしてください。

重要書類を送る時の注意点

個人情報や社外秘などが記載された大事な書類は、細心の注意を払って取り扱う必要があります。
やり方を間違えると法律違反につながる恐れもあるため、以下の注意点に留意しておきましょう。

信書の取り扱いに注意

重要種類の中でも、信書と呼ばれる文書は原則的に宅配便で送ることを禁じられています。
信書とは郵便法及び信書便法により、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と規定された書類のこと。
具体的には契約書や領収書、見積書、請求書などが信書に該当します。
信書を万が一宅配便で送ると、宅配業者だけでなく送った人も懲役または罰金を科せられる可能性があるため注意が必要です。

ポストではなく窓口から投函したほうが安心

大事な書類を送る時は、ポストより窓口から発送するやり方がおすすめ。
頻繁に起こることではないですが、ポストに投函された郵便物は盗難されたり、郵便回収に来た局員が紛失したりする恐れもあります。
窓口で発送すればそのリスクが無くなるうえ、郵送方法について不安なことは局員に直接確認できるため安心です。

重要書類の郵送方法

重要書類の郵送方法は、簡易書留やレターパックなど様々です。
以下のポイントでそれぞれのやり方の違いを解説します。
書類の重要度や個人情報の有無などを考慮し、どの郵送方法を選ぶか参考にしてください。

特定記録郵便

特定記録郵便とは、郵便物の配達記録を残すことのできる郵送方法です。
特定記録郵便では、送り主は受領書を受け取ることができます。
この受領書は郵便受けに郵便物と一緒に届けられますが、受領印の押印や署名は行われません。
利用料金は通常の郵便料金にプラス160円とそこまで高くないため、あまりコストをかけず重要書類を送りたい時におすすめのやり方です。

一般書留・簡易書留

一般書留・簡易書留とはいずれも郵便物の追跡と、損害補償が備わった郵送方法のこと。
一般書留と簡易書留の違いは、サービスの手厚さです。
例えば簡易書留の補償額の上限は5万円ですが、一般書留では追加で支払う郵便料金次第で最大で500万円の補償を受けることも可能。
それ以外にも追跡の範囲や配達証明の有無に関して一般書留と簡易書留では違うため、必要に応じて使い分けると良いでしょう。

信書扱いの宅配便

先程説明した通り、信書は原則的に宅配便で送れません。
しかし総務省から「特定信書便事業」の許可を得た宅配業者は、信書を宅配便で送ることができます。
その1つが、佐川急便の「飛脚特定信書便」です。
飛脚特定信書便では航空機の利用で、北海道から沖縄まで翌日に宅配することが可能。
また受け取りは対面でできるため、重要書類を早く安全を送りたい時におすすめのサービスです。

レターパック

レターパックとは専用の封筒に入れて宛先などの情報を書くだけで、簡単に書類を送付できる郵送方法です。
切手を貼る必要が無いうえ、ポスト投函もできるのがレターパックの魅力。
また追跡サービスも備わっているため、個人情報などを含む大事な書類を安全に送ることができます。
レターパックにはライトとプラスの2種類がありますが、その違いについては次の見出しを参照してください。

レターパックライトとプラスの違い

レターパックには青色のライトと、赤色のプラスの2種類があります。
それぞれの主な違いは料金と入れられる書類の厚み、受け取り方法の3点です。
ライトの利用料金は一律370円で厚みの上限は3cm、受け取り方法は郵便受けと決まっています。
一方プラスの利用料金は520円で厚みの上限は無く、受け取り方法は対面。
大量の書類を一度に送る時や郵送方法を対面にしたい場合には、レターパックプラスを選ぶと良いでしょう。

重要書類は普通郵便で送ってもいい?

普通郵便では信書を含む、重要書類を送ることができます。
しかし普通郵便で送った書類には紛失しても補償が付かないほか、追跡もできない点が大きなデメリットです。
また書類の重要度によっては、相手に普通郵便で送るのはマナー違反と思われる可能性も。
そのため重要書類を送る時は、簡易書留やレターパックなど別のやり方を選ぶのが無難です。

重要書類封筒の書き方

ここでは重要書類封筒の正しい書き方を説明します。
どれもビジネス文書の全般にいえることなので、社会人なら知っておいて損はありません。

宛名・会社名

重要書類には宛名や会社名の正式名称を必ず記載しましょう。
株式会社を(株)としたり、「御中」や「様」を記載しないのはマナー違反です。
また名前や社名の書き間違いは相手に非常に失礼なので、名刺や会社のホームページなどを参考に慎重に記載してください。

住所

大事な書類を送る時は、住所も正式名称で記載してください。
同じ地域に送るからといって、都道府県や郵便番号を省くやり方はマナー違反です。
また番地は1-2-301のような書き方よりも、1丁目2番地301号室と書くほうが丁寧な印象を相手に与えます。

切手の貼り方

切手は縦書きの場合には左上、横書きの場合には右上に貼るのがマナーです。
またバラバラの切手を何枚も貼るのではなく、できるだけ1枚の切手に収めると封筒がきれいに見えます。
細かいことですが、切手の貼り方は会社のイメージにつながることもあるので丁寧に貼るようにしましょう。

重要印を押すとより丁寧な印象に

重要印とは、書類の内容や取り扱い方法について記載されたスタンプのこと。
例えば「請求書在中」や「重要」、「機密書類」などが記載されたスタンプを重要印といいます。
重要印を押すことで受け取り手にその書類の内容や重要度が一目で伝わるため、紛失などのトラブルを防ぐことができるでしょう。

大事な書類を送る時のマナー

大事な書類を送る時は、封筒の書き方だけでなく送り方にも気を配りましょう。
書類の送り方については会社独自のルールがある場合もあるので、上司にも確認しておくと安心です。

書類はクリアファイルに入れる

大事な書類を送る時は、クリアファイルに入れるのがマナーです。
ファイルに入れることで、書類が濡れたり破けたりして破損するリスクを防ぐことができます。
クリアファイルは中古やイラスト付きのものでなく、新品の無色透明を選びましょう。

送付状を添付する

送付状とは書類の情報を1枚にまとめた書類で、書類に添付するのが重要書類を送る時のマナーです。
送付状には書類の内容のほか、宛名や送り主の情報、日付も記載するのが一般的。
会社によってフォーマットが用意されている場合もあるので、分からない時は上司に確認してみましょう。

必要に応じて、返信用封筒を同封する

相手から返信が必要な書類を送る時は、必ず返信用封筒を同封しましょう。
返信用封筒には宛名と住所のほか、必要な切手も貼っておくのがマナー。
料金別納郵便なら切手を貼る手間を省けるため、大量に返信用封筒が必要な時には便利です。

まとめ

今回は重要書類の郵送方法やマナー、封筒の書き方について詳しく解説しました。
重要書類は普通郵便でも問題なく送れます。
しかしより安全に大事な書類を届けたいなら、簡易書留やレターパックなど郵便の記録を何かしら残すやり方がおすすめ。
特に個人情報や企業秘密が記載された書類を紛失すると、会社の信用に関わる大きな問題につながりかねません。
そのため重要書類の送り方、書き方には細心の注意を払いましょう。