フロントオフィスを陰で支えるバックオフィス業務。
そんなバックオフィス業務とは、どのようなものなのでしょうか。
今回はバックオフィスにおける業務一覧ややりがい、フロントオフィスとの違いについて解説します。
さらに事務業務の目標設定例や裏オフィスに向いている人の特徴も併せて紹介。
バックオフィス業務に携わりたい人や異動予定の人は、チェックしてみてください。
バックオフィスとはどんな仕事?
ここからは、バックオフィス業務の概要について説明していきます。
フロントオフィスとの違いなどもおさえておきましょう。
バックオフィス業務とは
バックオフィス業務とは、直接的に顧客と関わることがない業務のことです。
業務内容としては、総務や人事、法務や庶務、経理などが中心となります。
収益を直接的に生み出す業務ではありませんが、組織運営にとって重要な役割です。
バックオフィスとフロントオフィスの違い
バックオフィスとフロントオフィスは、それぞれ業務上の性質が違います。
バックオフィスは事務など会社のサポートを中心とした業務。
一方でフロントオフィス業務とは、マーケティングや営業など利益を生み出すことを目的とした仕事全般を指します。
つまり利益を直接的に生み出す仕事かどうかが両者の違いと言えます。
バックオフィスの業務一覧
バックオフィスの概要やフロントオフィスとの違いを理解したところで、ここからはバックオフィスの具体的な仕事を業務一覧で紹介します。
以下の業務一覧を参考にして、自分の特性とマッチするかを考えてみてください。
一般事務
一般事務とは、特定のジャンルを持たず各部署をサポートする職種全般のこと。
数値入力や電話対応、ファイリングなどが一般事務の仕事として挙げられます。
経理・財務
経理や財務とは、企業運営で必要不可欠である資金管理を担当する業務です。
財務諸表の作成をはじめとした決算関連作業、資金の調達や税金の計算も経理や財務の含まれます。
人事・労務
人事や労務は採用活動や人材配置等、社内の人材管理を中心とした業務です。
そのほかにも、労働時間の管理や個々人の人事評価、育成なども管理しています。
法務
法務とは契約書の確認や作成、コンプライアンスの管理を中心とした法律面の業務です。
また特許権や商標権、著作権等の知的財産権関連も、法務部が中心となって進めます。
情報システム
社内で使用するネットワーク環境やIT関連資産を構築・運用するのが、情報システム部。
経営に直結する基幹システムをはじめ、業務効率化につながる業務システムも管理します。
広報
広報とは、社内広報やブランド戦略の推進、IR活動などを中心とした業務を行う職種です。
また取材対応やイベントの企画など、社外対応も広報部門の仕事。
バックオフィスと一般事務の違い
バックオフィスと一般事務は、具体的にどのような点で違いがあるのでしょうか。
前述の業務一覧の通り、バックオフィスとは一般事務を含むサポート関連業務の総称です。
つまり、一般事務はバックオフィス業務の中の一部分という位置づけになります。
一見似通って見えますが、両者の違いを混同しないようにしましょう。
裏オフィスに向いている人の特徴
ここからは企業をサポートする、裏オフィスに向いている人の特徴を解説。
自分の特徴と近いものがあれば、バックオフィスに挑戦してみるのもいいかもしれません。
裏方気質
裏オフィスに向いている人は、裏方気質であることが多いです。
具体的には、スケジュール管理や数値管理が苦にならない人がこれにあたります。
また誰かの役に立つことに喜びを感じられる人も、裏オフィスに向いていると言えるでしょう。
地道な作業が好き
地道な作業を黙々と続けられるのも、裏オフィスに向いている人の特徴です。
バックオフィス業務では、日々同じ業務をコツコツと正確にこなすことが求められます。
そのため飽き性の人やケアレスミスが多い人には、あまり向いていないかもしれません。
コミュニケーション能力が高い
意外かもしれませんが、裏オフィスに向いている人はコミュニケーション能力が高いことも多いです。
全社員のサポート業務を行うからこそ、おのずと各部署との関わりも濃くなってきます。
業務をスムーズに行うために、コミュニケーション能力は必要なのです。
【求職中・異動予定の人必見】 バックオフィスのやりがい
ここではバックオフィス業務におけるやりがいを紹介します。
バックオフィスに異動予定の人や求職中の人は必見です。
組織を支えることができる
バックオフィスの大きなやりがいの1つとして、組織を陰で支えられるということが挙げられます。
フロントオフィスのサポートはもちろん、労務や予算管理など組織レベルでのサポートが可能。
自分が業務を行うことで、誰かの業務がスムーズになったり感謝されたりしたときの喜びはひとしおです。
あらゆるスキルが身につく
多岐にわたるスキルを身につけることができるのも、バックオフィス業務のやりがいの1つ。
事務業務やスケジュール管理で、マルチタスクの処理や事務処理能力が身につきます。
またコミュニケーション能力やPCスキルを上げることも可能。
バックオフィスで得られたスキルは、その後のキャリアにも大いに役立ちます。
フロントオフィスの人から感謝される
フロントオフィスの人に感謝されるのも、バックオフィスの大きなやりがい。
業務をスムーズに行うために、フロントオフィスの人にとってバックオフィスの人はなくてはならない存在。
フロントオフィスの業務効率化に貢献できた時などには、大きなやりがいを感じるでしょう。
バックオフィスにおける課題
企業活動においてなくてはならない存在のバックオフィスにも、課題があります。
ここからは、バックオフィス業務で起こりやすい課題について解説。
実際に業務を行う上での課題設定の参考にしてみてください。
業務効率化が進まない
繰り返しの事務業務が多いバックオフィス業務では、業務効率化は必須の課題。
しかし現場を覗いてみると、請求書の作成が紙面で行われていたり印鑑が使用されていたりすることがよくあります。
このようなアナログなシステムを改善しなければ、いつまでの業務効率は上がりません。
属人化
経理や法務、情報システムなど、バックオフィスは専門スキルが求められる業務です。
そのため、一部の業務はスキルや資格を持っている人が限定的になりやすく属人化のリスクが高まる傾向がります。
属人化が進むと、担当者が退職、異動になった場合に業務の引継ぎが難しくなってしまうことも。
業務量をコントロールしにくい
業務量のコントロールが難しいのも、バックオフィス業務における課題です。
例えば、決算関連業務は時期によって業務量が増えます。
また情報システム部ではシステムのトラブル対応など、予期せぬ業務も発生しやすいです。
繁忙期やイレギュラーが発生する場合には、当然ながら業務量の調整は難しくなってしまいます。
バックオフィスを業務効率化する方法
バックオフィスにおける課題解決に効果的なのが、業務効率化です。
ここからは、業務代行サービスの活用などバックオフィスの業務をスムーズに行うための施策について解説します。
業務の代行サービスを活用する
業務効率化を図りたい場合、バックオフィス業務の代行サービスの使用を検討するのもおすすめ。
バックオフィス代行サービスを使うことで、雑務の負担を減らしより重要な業務に集中できます。
業務の代行はある程度のコストがかかるので、メリットとデメリットを把握して上手に活用しましょう。
システム運用の見直し
システム運用の見直しも、バックオフィスの業務効率化につながります。
まずは現状の業務体制の中で、ボトルネックになっているところを洗い出してみましょう。
基幹システムの管理を一元化できるERPや、経費精算ツールなどを導入するのも手です。
業務のDX・デジタル化
DX化・デジタル化を進めることも、バックオフィスの業務効率化の鍵です。
例えば紙面で管理しているデータのデジタル化や、クラウドの導入がこれにあたります。
またビジネスチャットやオンラインミーテイングの推進も効果的です。
これにより、最低限の手間で情報の共有を行うことができるようになります。
属人化の廃止
バックオフィス業務において、属人化の解消は必須の課題です。
業務での複数人への責任分散や、業務プロセスの簡略化もその一例。
属人化の廃止により、異動者や退職者から後任への引継ぎも容易になります。
また後任者のスキルが不足している場合は、ITツールの導入もおすすめです。
バックオフィスの目標設定例
バックオフィス業務をスムーズに行う上で、目標設定は欠かせません。
ここからは、資格取得などバックオフィスの具体的な目標設定例について紹介していきます。
業務効率化
バックオフィス業務の目標設定例の1つとして、業務の効率化が挙げられます。
例えば無駄な作業の自動化や、ITツールの活用も業務効率化を助けてくれます。
また責任分散やフローの簡略化も、比較的着手しやすい目標設定例です。
経費削減
経費削減も、バックオフィスの目標設定例として最適です。
特に採用コストや教育コスト、残業代のコストなどは盲点になりやすいです。
またペーパーレス化やデジタル化を進めることで、資料作成や共有のコストも削減可能。
見えないコストを見逃さず適切な投資を行うことで、企業成長につながります。
マニュアル作成
目標設定例として、マニュアルの作成もおすすめです。
スキルやノウハウが属人化しやすいバックオフィスでは、情報の共有は重要事項。
業務を行う目的やフローの説明はもちろん、フロー外のノウハウも織り交ぜましょう。
急に異動者や退職予定者が出た場合も、マニュアルがあれば効率的に引継ぎが進みます。
資格の取得
資格の取得も、バックオフィスの目標設定例としてメジャーなものです。
経理部であれば簿記、情報システム部であればITパスポートなど情報関連の資格がおすすめ。
資格取得でそれぞれの専門分野に関しての知識を深めつつ、業務に活かしていきましょう。
まとめ
今回この記事では、バックオフィスの業務一覧ややりがい、フロントオフィスとの違いについて解説。
また、裏オフィスに向いている人の特徴や資格取得などの目標設定例についても紹介しました。
業務効率化はバックオフィスの大きな課題ですが、業務代行サービスの活用やDX化の推進が改善の鍵となります。
求職中の人は紹介したバックオフィスの業務一覧や資格についても参考にして、仕事選びに役立ててください。
