終わる目途の立たない山積みの仕事を抱えて、身も心も潰れる寸前。
社会人なら、そんな経験をすることもあるでしょう。
そこでこの記事では多すぎる仕事への対処法や、仕事がこなせない状況が生まれる原因を解説。
上司と相談をしながら適切な対応を取ることで、仕事が終わらない、追いつかないという状況は改善できます。
時には開き直ることも大事。
激務に苦しんでいる人は、ぜひこの記事を参考にしてください。
仕事が多くてこなせない、追いつかないとどうなる?
多すぎる仕事が終わらない状況が続くと残業量が増え、次第に疲労によるケアレスミスが増えていきます。
そのリカバリーに余計に時間がかかってしまい、さらに業務量が増える最悪の事態に陥るでしょう。
このような悪循環にはまってしまうと、仕事へのモチベーションが低下してしまうかもしれません。
また仕事が締め切りに追いつかないと、上司からも仕事のマネジメントができない人と思われるリスクがあります。
仕事が多すぎてこなせない原因
多すぎる仕事がこなせないのは、必ずしも自分のせいとは限りません。
やることが多いのは会社側に問題がある場合もあるので、自分が激務に潰れる前にその原因をきちんと把握しておきましょう。
やることが多い
そもそもやることが多いなら、激務に潰れる恐れがあります。
通常業務の負担は少なかったとしても、来客対応や急ぎの案件への対応などイレギュラーな業務が多いと業務量はどんどん膨らんでいきます。
やることが多い現状に対して解決策を講じることができないと、いつまで経っても仕事を時間内にこなせないでしょう。
仕事のスピードが遅く終わらない
多すぎる仕事がこなせないと感じるのは、自分の能力や仕事のやり方に問題があるからかもしれません。
新人や仕事を引き継がれたばかりの人は、このような状況に陥りがちです。
この場合、経験を重ねることで次第に割り振られた業務量に対応できるようになるでしょう。
頼まれたら断れない、頑張りすぎる性格
頼まれたら断れない、頑張りすぎる性格の人は、無理な仕事を引き受けてしまいがちです。
このようなタイプの人は任された仕事を全部完璧にやろうとして、結果的に激務に潰れることがあります。
また周りの人もこの人なら仕事を引き受けてくれるだろうと思うようになり、その人にだけ仕事が集中してしまうことも。
上司による仕事の割り振りミス
仕事が追いつかないのは、自分のせいではなく上司による仕事の割り振りミスが原因かもしれません。
上司が業務の詳細や部下のスキルを正しく把握していない場合には、部下に無理な業務量を強いてしまうことがあります。
特に実務経験が浅い上司の中には、仕事の割り振りが苦手な人も少なくないでしょう。
人手不足
人手不足により一人ひとりの業務量が増加すると、仕事が多すぎてこなせないという状態が発生します。
しかし人手不足は個人ではなく、企業の責任です。
人手不足が原因でやることが多いなら、上司にそのような状況を訴えて、人を増やしてもらうなど対策をお願いしましょう。
自分のタスクを把握していない
自分のタスクを把握するということは、自分が何を優先的にやらなければならないか、それぞれのタスクの重要度を理解しているということです。
仕事に優先順位が付けられないと、後回しにしても良い作業に先に着手してしまうでしょう。
その結果、急ぎの仕事が締め切りに追いつかない状況に陥ってしまいます。
仕事内容があっていない、スキルが足りない
仕事内容が自分にあっていないと、仕事に対するモチベーションを保つのが難しくなります。
また仕事に必要なスキルが不足していると、どうしても仕事に慣れるまでに時間がかかってしまうでしょう。
このように仕事内容と自分のスキルにギャップがあると、仕事が多すぎてこなせない状況に陥りやすくなります。
体力や睡眠不足
体力不足や睡眠不足が原因で、仕事が多すぎると感じることも。
体力が低下すると、集中力や判断力が落ちて仕事の効率が悪くなります。
また睡眠不足は、疲労回復や記憶の定着に必要な時間を削り、結果的に仕事のパフォーマンスが落ちる可能性があります。
仕事が多すぎる、終わらない状況を改善するには
仕事が多すぎて終わらないときは、自分が潰れる前に開き直ることも重要です。
ここでは仕事が期日に追いつかない場合の対処法を紹介します。
自分から業務量について上司に相談
仕事が多すぎて終わらないと感じるときは、自分が潰れる前に上司に相談することが大切。
相談することで、上司も一緒に仕事が終わらない原因を探してくれるでしょう。
また必要に応じて、業務量を減らすなどの対処をしてくれるかもしれません。
少し勇気はいるかもしれませんが、思いきって上司に声を掛けてみましょう。
他の人に協力してもらう
仕事は一人で抱え込むものではなく、チームで行うものです。
やることが多いときは、手が空いている人に仕事を手伝ってもらいましょう。
感謝の気持ちをしっかり伝えることができれば、相手は快く引き受けてくれるはずです。
タスクマネジメントを考える
タスクマネジメントの第一段階は、自分の担当業務を洗い出すことです。
その次に各業務の所要時間、期限を可視化することで、優先順位を付けて仕事できるようになるでしょう。
タスクマネジメントのやり方は人それぞれですが、TO DO LISTや手帳の活用がおすすめです。
完璧主義をやめて開き直る
業務量があまりにも多い場合は、完璧主義をやめて開き直るのも一つの手です。
ミスが許されない業務は慎重に取り組むべきですが、それ以外の仕事はスピードを重視して適度に手抜きしても良いかもしれません。
仕事に追われて自分が潰れるくらいなら、多すぎる業務量は会社の責任だと開き直ることが重要です。
何でも引き受けるのをやめる
仕事が多すぎると感じたら自分の能力や時間を見極めて、無理な依頼は断る勇気を持ちましょう。
断り方のコツは、仕事を引き受けられない理由を合理的に説明することです。
例えば「今日中に終わらせない急ぎの仕事があるから」や「その業務は引き継がれていないからできない」などと説明すれば相手は納得するでしょう。
業務効率化ツールを使う
仕事が多すぎてこなせないときには、業務効率化ツールも活用してみましょう。
例えばChatworkはコミュニケーションの効率化を促すほか、タスク管理機能が搭載されていて個人での利用にもおすすめ。
また紙面で管理していた資料をデジタル化することで、データをスピーディーに検索できるようになるでしょう。
趣味でリフレッシュする
趣味を楽しみ開き直ることで、仕事のモチベーションやパフォーマンスが向上する可能性があります。
業務量が多くて心が潰れそうなときでも、休日やアフターファイブの楽しみがあれば頑張る気力が湧いてくるかもしれません。
音楽や読書、スポーツやゲームなど、リフレッシュできる趣味を見付けましょう。
潰れる前に早めにアラートを上げよう
仕事が追いつかないと感じたら身体が潰れる前に、上司や同僚に相談しましょう。
自分だけで抱え込んでしまうとストレスや疲労が溜まり、仕事の質や健康に影響が出る可能性があります。
早めにアラートを上げることで、仕事の分担や優先順位を見直すなどの解決策を探すことができます。
まとめ
今回は仕事が多すぎて終わらないときの対処法や原因を解説しました。
仕事が期日に追いつかない、やることが多い理由は、仕事のやり方が悪い、上司のマネジメント能力の低さなど様々です。
やることが多いのが人手不足に起因する場合、自分を追い詰めず会社が悪いと開き直ることも自分を守る術といえます。
仕事が終わらないと悩む場合は、いずれにしても上司に一度相談してみましょう。
