同じ職場で同じ経験を重ねていても、ヒューマンエラーが多い人と少ない人がいます。
この差は一体何なのでしょうか。
この記事ではヒューマンエラーが多い人の特徴や、ケアレスミスを防止する対策を紹介します。
ヒューマンエラーが治らないで困っている人はもちろん、部下のミスを減らす方法を探している上司もぜひ参考にしてください。
ヒューマンエラーとは?
ヒューマンエラーとは「人為的ミス」とも呼ばれ、人が原因で起こるミスのこと。
人が携わる現場では必ずと言ってよいほど発生しますが、防止策を講じることで発生率を下げることが可能です。
またヒューマンエラーは「過失によるもの」と「故意によるもの」の大きく2つに分かれます。
一見同じように見えるミスでも発生の要因やその後とるべき対策が異なるため、正しく原因を把握することが必要です。
過失/故意によるヒューマンエラーの具体例と原因
ヒューマンエラーが起こる原因は、確認漏れや注意不足、思い込みなど様々。
ここではメールや報告書の作成など、具体例を挙げながらその原因を探っていきます。
メールの誤送信
メールの誤送信は発生頻度の高いヒューマンエラーです。
思い込みや確認漏れから、誤ったファイルをメールに添付したり送信先を間違たっりするのがよくあるケースです。
一方で、慢心や怠惰が原因でメールの誤送信が発生することもあります。
例えば本来パスワード設定が必要な機密情報を含む添付物を、面倒だからと言う理由でパスワード無しで送るのは故意によるヒューマンエラーです。
誤った報告書を作成
誤った報告書の作成は、過失か故意によって大きく意味合いが異なります。
過失による報告書の誤りは、伝達漏れや確認漏れなどの要因から発生します。
例えば、本来報告書に書くべき内容をうっかり書き忘れていたというケースは過失に該当します。
ミスを隠すことを目的に意図的に報告書を偽割った場合、それは故意みなされます。
悪質なものは隠ぺいや虚偽報告として厳罰に注意されるでしょう。
【個人的要因】ヒューマンエラーが治らない、多い人の理由
ヒューマンエラーは誰しも起こす可能性のあるものですが、仕事上ミスや漏れが多い人と少ない人がいるのは事実です。
双方の違いはどこにあるのかに着目し、ヒューマンエラーがなかなか治らない人の特徴を解説します。
確認を怠る・漏れなどの注意不足
ヒューマンエラーが多い人の特徴として、確認を怠る・注意力が不足しているといった傾向があります。
「たぶんこれでよいだろう」といった思い込みや確認不足はヒューマンエラーを頻発させる要因になります。
また熟練者の場合でも慣れているからといって確認作業を怠ると、ケアレスを起こすことがあるので注意が必要です。
情報伝達や指示不足
情報伝達や指示を怠るといった理由からもヒューマンエラーは発生します。
情報伝達の不備や指示不足は、作業者が個人の判断によって業務を進めなければならない状況を生むからです。
指示を受ける側は、少しでもわからない点があったら確認を怠らないようにしましょう。
思い込みや判断ミス
もう新人ではないのにケアレスが治らない人は、思い込みや判断ミスがその原因かもしれません。
作業内容を熟知していることが過信となり、誤った思い込みや判断ミスを引き起こすこともあります。
また、上司に報告すべき事内容を自己判断で片付けることで深刻な問題につながる可能性もあり注意が必要です。
心身の疲労が蓄積
疲労の蓄積も、職種や役職に関わらずヒューマンエラーを引き起こす原因となります。
特に残業が続くような過酷な労働状況は徐々に心身をむしばみ、ヒューマンエラーが起こりやすい状況を生み出します。
また納期や売り上げに対するプレッシャーが大きくなると、判断力が落ちることがあるので要注意です。
慢心による手抜き
業務に慣れはじめた人によくあるのが、慢心による手抜きや確認漏れ。
作業への慣れはより楽な方法や時間短縮をしようという気のゆるみを生み、思わぬヒューマンエラーにつながります。
作業に慣れてきた人ほど、確認を怠ることのないよう気を引き締めていきましょう。
メタ認知能力が低い
メタ認知能力とは自身を客観的に観察し、その結果に基づいた行動をとるよう制限する能力です。
メタ認知能力が高い人は、「疲れているから、仕事でミスをしないように確認を十分にしよう」と考えることができます。
一方でメタ認知能力が低い人はそのような考えを持つことができず、結果的にミスが増えるのです。
【環境的要因】ヒューマンエラーが起こりやすい環境
ヒューマンエラーがなかなか治らない場合、それは自分のせいだけではなく職場環境に原因があるかもしれません。
ヒューマンエラーが起こりやすい環境的要因を紹介します。
作業が複雑すぎる
作業内容や機器の操作方法が複雑すぎるとヒューマンエラーが起こりやすくなります。
すぐに覚えきれないよう難しい業務には、会社が作業手順書やマニュアルを用意するべきです。
また作業工程の見直しや効率化を怠ると、作業員のヒューマンエラーをいつまでも減らすことができません。
職場の雰囲気が悪く、コミュニケーション不足になる
職場の雰囲気が悪い環境では、コミュニケーション不足に陥りがちです。
何かわからないことがあった時、上司に気軽に相談できないようであればそれ自体がストレスになって一層ミスが増えることも。
そのような職場環境では、報連相が滞りいつまでも作業員のヒューマンエラーは治らないでしょう。
ルールや手順が職場で浸透していない
順守するべき手順書があるにも関わらず、ルールや手順が職場で浸透していない場合もヒューマンエラーが多発します。
よくある例としては、手順書の内容が頻繁に更新されたり業務に慣れた作業者が手順書を軽視し守らなかったりする場合があります。
仕事で使う機器の性能がよくない
業務で使用する機器に不備・不良がある場合や、そもそも操作性の悪い機器を使用していることもミスを発生させる要因になります。
特に電子機器は日々のメンテナンスや必要なアップデートを怠ると、故障が生じやすくなるので注意しましょう。
ヒューマンエラー対策・防止策8選
なかなかヒューマンエラーのが治らない時、どのような対策が有効なのでしょうか。
ここでは対策・防止策として有効な方法を紹介します。
間違いの原因を分析
間違いの原因を分析し正しく理解することで、今後同様のミス発生を防止することができます。
一言でヒューマンエラーと言っても、その内容・原因は様々。
対策を講じるために、まずは問題が生じた原因を分析しましょう。
またミスが多い人には、その原因と防止策をまとめた報告書を書いてもらうのも有効な方法です。
リテラシーの向上
個人のリスク管理の意識を高めることは、個人的要因からくるミスを防止するのに効果的です。
教育研修を通して全社員にリテラシーを学ぶ場を設けることで、従業員個人のみならず会社全体でヒューマンエラーに真摯に向き合う風土が生まれます。
マニュアルを作成
マニュアルの作成は即効性のある環境整備の一例です。
最適化された手順を共有することで、ヒューマンエラーが起こる要因が排除されます。
マニュアルを作る際には文字だけでなく、画像や動画を用いることがポイントです。
視覚的にアプローチすることで、誰にでも同じ認識をわかりやすく共有することができます。
グループウェアを活用
グループウェアとは社内のコミュニケーションを円滑化するためのソフトウェア。
グループウェアの代表的な機能としては、チャット、スケジュール共有、社内承認ワークフローといったものがあります。
これを活用することで業務の進行状況をお互いに共有しやすくなるので、ミスが起こりやすい状況にも気づきやすくなります。
フールプルーフ設計を行う
フールプルーフとは誤った操作ができないような機構や仕掛けのことを言います。
身近なところで言えば、蓋を閉めないと回転しない洗濯機が代表的なフールプルーフです。
作業現場では、例えばスイッチが2つあり両方押さないと開かない機械など、不慣れな従業員が誤って機械を誤作動させない仕組みが多く採用されています。
業務効率化・自動化
ヒューマンエラーとは人が原因で発生するミスのこと。
言い換えると、人を介さなければヒューマンエラーは起こりません。
そのため、業務効率化・自動化を図り手作業を排除することはミスの発生率を下げる効果的な対策です。
そもそも、やらなくてもいい仕事や工程はないかを検討するのもヒューマンエラーの防止策の一つ。
ヒヤリハット報告書を共有
ヒヤリハットとは、「ヒヤリ」「ハッ」と感じるような、もう少しで大事故につながる可能性のあった事象を言います。
その内容を報告書にまとめて社内で共有することで、今後起こりうる深刻な事故や損失の軽減に役立ちます。
職場環境の改善
複数の人が同じミスを起こす場合、その職場環境に原因がある可能性があります。
職場環境と一言で言っても、仕事で使用する機器の不備なのか、個人の思い込みによるものなのかなど様々な要因が考えられます。
その原因を特定し環境改善を行うことで、ヒューマンエラーの発生を防止できます。
まとめ
今回はヒューマンエラーの対策方法と具体例、ケアレスミスが多い人の特徴について紹介しました。
ヒューマンエラーの原因は思い込みや確認漏れ、指示不足など些細なものがほとんど。
だからといって対策を怠ると、企業秘密の漏洩や人身事故など会社の存続に関わる大事故を招きかねません。
ヒューマンエラーが治らないで悩んでいる人は、記事を参考にできるところから業務のやり方を見直していきましょう。
