どんなに気を付けていても、自然災害、注文殺到など予期せぬ事情により、納期遅延が発生してしまうことがあります。
そのような状況では、まず顧客へお詫びメールを送り、状況を理解してもらうことが最優先です。
この記事では納期遅延時に、謝罪メールを送る際の注意点や例文を紹介します。
例文はシチュエーション別に紹介しているので、ビジネスメールのテンプレートとしてぜひ活用してください。
この記事を書いた人：受発注ライフ編集部
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納期遅延で、お詫びメールを送る際の注意点
納期遅延時、ビジネスメールを送る際の注意点を解説します。
まずは「申し訳ございませんでした」の一言を伝えることが重要です。
納期遅延が分かったらすぐ送る
納期が遅れることが分かったら、顧客へ速やかに謝罪の連絡をしましょう。
連絡が遅れれば遅れるほど、「なぜもっと早く連絡してくれなかったのか」と顧客からクレームを受ける可能性が高まります。
納期遅延により顧客に掛ける迷惑を最小限に抑えるため、メールなど確実に伝達できる手段を使って謝罪の一報を入れるようにしましょう。
自社に非がなくても謝罪する
納期遅延の原因は、必ずしも自社にあるとは限りません。
運送会社の配達遅延や、仕入れ先からの原料の納期が遅れるなど、間接的な要因で納期遅延が発生することも。
そういった場合でも言い訳をせず、顧客には自社から直接謝罪を伝えましょう。
もちろん状況説明をする必要はありますが、遅延はあくまで自社の責任として受け止める姿勢が求められます。
件名は分かりやすく
顧客に納期遅延のメールをすぐ読んでもらえるよう、件名は分かりやすくしましょう。
例えば「納期遅延のご連絡」など、できるだけシンプルな件名が望ましいです。
納期遅延の理由やお詫びの旨は本文で伝えれば良いので、件名には書かなくても問題ありません。
また件名の文頭に【重要】の一言を加えると、顧客に読み飛ばされにくくなります。
納期遅延のお詫びメールに書くこと
納期遅延時に送る、ビジネスメールに書くことを解説します。
「申し訳ございませんでした」のお詫びの言葉の他、遅延が発生している理由や代わりの納品日もメールに記載するようにしましょう。
商品を購入してもらったことへのお礼
メールの第一文では、一般的なビジネスメール同様、いつもお世話になっていることや、自社商品を購入してもらったことへのお礼を伝えます。
顧客は、数ある企業の中から自社に特別な興味を持って商品を選んでくれたはずです。
納期遅延の連絡とはいえ、顧客への日ごろの感謝を伝えることは忘れないようにしてください。
納期遅延が発生していることとその理由
次に、納期遅延が発生している事実とその原因を書きます。
納期が遅れる理由は、配達が遅れている、受注・出荷ミスなど様々でしょう。
どのような事情であれ、包み隠さず正直に伝えることが重要です。
あまりにも長文だと言い訳がましくなってしまうので、端的に現状をまとめるようにしてください。
お詫びの言葉
お詫びの言葉を伝えることは、納期遅延のメールにおいて最重要です。
「申し訳ございませんでした」の一言は、必ずメールに盛り込むようにしてください。
謝罪することで、顧客の怒りや失望を多少でも和らげることができます。
謝罪メールでは、謝罪の言葉を本文の途中と最後で二度繰り返すのがビジネスマナーです。
代わりの納品日
可能であれば、代わりの納品日も書くようにしましょう。
納品日がはっきりと分からない状況では、「○月中旬になる見込みです」といったように大まかな予定を伝える方法もあります。
まったく納品日の目途が付いていない場合は、納品日が分かり次第、再度連絡する旨をメールに書いてください。
今後の対策
最後に今後の対策として、納期遅延の防止策を書きます。
自然災害など、対策のしようがない状況もあるかもしれません。
しかし自社の不手際により遅延が生じているのであれば、防止策を講じメールを通して顧客に伝えるようにすると良いでしょう。
【シチュエーション別】 納期遅延時のお詫びメールの例文
納期遅延が生じた際、顧客に送るビジネスメールの例文を紹介します。
受注ミス、自然災害など納期が遅れる原因に分けて例文を考えたので、ぜひ参考にしてください。
伝達ミス、受注ミス
件名：【お詫び】納期遅延のお知らせ
株式会社○○○○ 御中
平素よりお世話になっております。
この度は弊社の受注ミスにより、[商品名]の納期が遅延してしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。
納品の遅延により、ご迷惑とご不便をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
現在、速やかに状況を改善し、可能な限り早急に商品をお届けできるよう全力を尽くしております。
具体的な新しい納期は、○月○日を予定しております。
今後このようなことが再発しないよう、受注体制を見直し改善を図ってまいります。
重ねて、この度の納期遅延に対して深くお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社○○○
○○○○
注文殺到による在庫切れ
件名：【お詫び】納期遅延のお知らせ
株式会社○○○ 御中
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
この度は、注文殺到により、[商品名]の納期が遅延していることをお知らせいたします。
本来であれば、[予定納期日]にお届けする予定でしたが、現在のところ、[新しい納期日]までお時間をいただく見込みです。
この度の納期遅延により、お客様に多大なご迷惑とご不便をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
誠に申し訳ございませんでした。
今後このような事態が再発しないよう、在庫管理および供給体制の見直しを行ってまいります。
お客様にはご不便をおかけしますこと、重ねてお詫び申し上げます。
引き続き、弊社をご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
株式会社○○○
○○○
自然災害や渋滞による納期遅延
件名：【重要】納期遅延のお詫びとご案内
株式会社○○○ 御中
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
さてこのたび台風○○号の影響により、弊社の物流網に大きな混乱が生じております。
つきましては、[商品名] の納期が予定より遅れることとなってしまいました。
納期遅延により、ご不便をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。
具体的な納期につきましては、[新しい納期] を予定しておりますが、状況によってはさらに遅れる可能性がございます。
その際は再度ご連絡させていただきます。
お客様には大変ご迷惑をおかけいたしますことを重ねてお詫び申し上げます。
株式会社○○○
○○○
年末年始やお盆など連休による納期遅延
件名: 【重要】納期遅延のご報告
○○株式会社
○○部
○○様
平素より大変お世話になっております。
株式会社○○の○○と申します。
この度は、年末年始の連休を挟んだことにより、ご注文いただきました商品の納期が遅延することとなり、深くお詫び申し上げます。
本来であれば○月○日までに納品する予定でございましたが、休業期間中における業務停止の影響を受け、予定よりも○日ほど遅れてしまうこととなりました。
ご期待に沿えず、誠に申し訳ございません。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
株式会社○○
○○
緊急時はメールだけでなく電話でも謝罪しよう
緊急時は、メールだけでなく電話でも納期遅延の連絡をするようにしましょう。
納品日直前になってメールでお詫びの連絡をしても、顧客がすぐメールに気付かない可能性が高いです。
そのような事態を防ぐため、緊急時は電話で一報を入れ、顧客へ確実に情報を伝えましょう。
ただし電話で連絡する場合でも、記録を残すためメールの連絡は必ず行うようにしましょう。
まとめ
今回は納期遅延時のお詫びメールの作成方法や例文を紹介しました。
納期遅延が生じた際は、速やかに顧客にメールを送るようにしましょう。
メールの書き方については、ビジネスメールのフォーマットに沿いながら、納期遅延が発生した理由や新しい納品日、今後の対策などを記載します。
また自社に非がない場合でも、「申し訳ございませんでした」の一言は必ず伝えてください。
