企業で発注業務を担当していると、発注や見積もり依頼のメールを作成する機会が多いでしょう。
しかし意外と、先輩から注文メールの書き方を教わる機会は少ないかもしれません。
そこでこの記事では発注や見積もり依頼メールの書き方やテンプレートを紹介。
また後半では、発注メールへのお礼や断りメールの例文も掲載するのでビジネスマンはもちろん個人もぜひ参考にしてください。

そもそもメールで発注してもいいの?

メールで発注する場合は、あらかじめ発注先に確認を取ることが重要です。
もし、大量に発注する場合は電話とメールを併用したほうが確実。
ほかの手段も併せると、確実に発注したとお互いが確認できるため安心です。

発注メールを作る際のポイント

発注メールの作成においては、わかりやすい件名を付ける、PDFで発注書を添付するなどのビジネスマナーがいくつかあります。
ビジネスマンはもちろん、個人も一般常識として知っておきましょう。

初めてのメールでは、見積もりの依頼をする

取引を開始する前には、見積もりを作成してもらうのがビジネスの基本。
なぜなら、書面に残すことでもしもの時のトラブルを避けられるからです。
お互いの認識に間違いがないか確認するためにも、初めて問い合わせる際には見積もりを依頼しましょう。

発注書はPDF形式で添付する

発注書はPDF形式で送るのがビジネスマナーです。
PDFにすると、文字化けや内容の改ざんなど編集によるトラブルが防げます。
WordやExcelで作成した文書をわざわざ変換するのは手間かもしれませんが、必ず行いましょう。

わかりやすい件名を付ける

発注メールを作成する時は、わかりやすい件名を付けることも大切。
特に初めての取引では、わかりづらい件名だと迷惑メールとして相手に読み飛ばされてしまう恐れがあります。
たとえば「〇〇発注のご依頼」など、一目で相手に内容が伝わる件名を心掛けましょう。

本文には発注内容を記載する

発注書をPDFで添付するのは前述したとおりですが、本文にも購入商品や発注数量など発注内容を記載しておきましょう。
特に、詳しく伝えたほうがいい内容を本文にも記載すると取引がスムーズに進みます。
また取引先にPDFと本文それぞれダブルチェックする機会を設けることで、トラブルも起こりにくくなるでしょう。

送信ミスや送り先間違いに注意

発注メールでは、送信ミスや送り先間違いにも注意が必要です。
送信が完了したら、送信済みのボックスにメールが確かに保存されているかチェックしましょう。
もし送り先に間違いがあった時は、早急に対応してください。

発注・見積もりメールの例文テンプレート

ここでは、発注・見積もりメールの例文を紹介します。
発注メールや見積もり依頼メールを送る時は、このテンプレートを参考にしてみてください。

【基本形】

【見積もり後発注】

発注メールに返信する時のポイント

発注メールに返信する時には、お礼を必ず伝えるなど気を付けたいポイントがあります。
スムーズに取引するためにもしっかり確認しておきましょう。

返信は1営業日以内に返そう

発注メールを受け取ったら、遅くとも1営業日以内にはお礼メールを返しましょう。
発注者側からすると、返信が遅いと何か問題があったのではないかと不安になってしまいます。
返信が早いほど信頼してもらいやすくなるため、早めに返信することが重要です。

件名は変更しない

発注メールを返す時、基本的に件名は変更しないほうが良いです。
件名を変更してしまうと、相手が混乱してしまう恐れが。
見栄えはあまり良くないかもしれませんが「Re:」が付いた件名で返信するといいでしょう。

お礼と発送予定日を伝える

返信メールで重要なのは、購入へのお礼と発送予定日を伝えること。
商品を発注してくれたことに対しお礼を述べるとともに、発送予定日を伝えましょう。
またわかれば、何時ごろに商品が届くかまで伝えておくと親切です。

発注・見積もりメールの返信例文テンプレート

ここでは、発注や見積もり依頼に対するお礼メールの例文を紹介します。
また在庫切れによる、商品発注の断りメールの例文も掲載しているので参考にしてください。

【基本形】

【注文の断り】

まとめ

今回は発注のメールの書き方やテンプレートを紹介しました。
特に初めてメールを作成する場合はどう書けば良いか悩むかもしれませんが、一度作ってしまえば次回以降はそのテンプレートを繰り返し使用できます。
見積もりメールや発注や見積もり依頼のメール、お断りの文面を初めて作成する人は、ぜひ紹介した例文テンプレートを参考にしてメールを送ってみてください。