事務職の一つである営業事務ですが、きつい、やめとけと言われることもあり、どのような仕事内容かや営業職との違いが気になる人も多いでしょう。
記事では営業事務の仕事内容から、営業事務に向いてる人や性格、向いてない人の特徴を紹介します。
難しいように見える営業事務職ですが、未経験でも比較的挑戦しやすいので、営業事務に興味がある人はぜひ記事をチェックしてください。
営業事務の仕事内容
営業事務は、主に営業担当者のサポートやバックアップ業務を行い、営業がスムーズに営業活動ができるように事務作業を行っています。
主な業務内容としては、書類作成・処理やファイリング、顧客管理、受発注管理、電話メール対応などです。
例えば書類作成では、見積書や納品書、契約書などさまざまな重要書類を作成します。
また受発注管理も重要な仕事で、適切な在庫管理や速やかな受発注連絡や出荷対応が求められます。
営業事務はきつい? 大変と言われる理由
営業事務の仕事内容は、「きつい」「大変」とも言いますが、なぜでしょうか。
どのような点で営業事務が難しい、きついとされるのか、特に営業事務未経験の人は確認してみましょう。
多くの人と関わる
営業事務は社内外の多くの人と関わる必要があります。
自分の担当する営業はもちろん、他の営業スタッフや関連部署のスタッフ、顧客とも柔軟に意思疎通を図らなければなりません。
顧客が来訪した際には営業事務が出迎えや接待を行ったり、会議で使う資料を配布したりすることも。
営業と顧客の会食に営業事務が同席する場合もあります。
一般事務と比べても、人との関わりは多いといえるでしょう。
忙しすぎる
営業事務は仕事内容が多岐に渡り、仕事量が多いため忙しすぎる、大変と感じる人もいます。
営業事務は、営業と事務の双方の仕事に関わるポジションです。
来客などの顧客対応に関わることもあれば、営業活動に伴って発生する社内の事務処理もこなす必要があり忙しすぎると思う人も。
一人で担当する仕事内容が多いため、営業事務は大変、やめとけと言われることがあるようです。
難しい専門知識が必要な場合も
営業事務の仕事内容は、専門知識が必要になることがあり、難しい、きついという意見もあります。
営業関連の書類作成や事務処理のためにはパワーポイントなどのオフィスソフトを使いこなしたり、社内システムを使ったりすることが必要になる場合も。
さらに、営業スタッフをサポートする存在として、自社が扱っている製品やサービスについての知識や競合の情報を知っておくことも重要です。
営業のミスを肩代わりすることがある
営業担当者がミスをして顧客に迷惑をかけた時、営業本人のミスと判明した場合、顧客との信頼関係を損なう恐れがあります。
そんな時、顧客と基本的に顔を合わせない立場の営業事務のミスと伝えれば、その場を丸く収められることも。
そのため営業スタッフのミスを営業事務が肩代わりすることがあります。
また営業スタッフがスケジュールをうまく管理できていない場合、突発的案件に営業事務が対応しなくてはなりません。
営業事務の魅力とは
営業事務はやめとけ、きついといわれる理由を見てきましたが、営業事務の仕事内容には魅力もあります。
ここからは営業事務のやりがいや魅力を紹介するので未経験の人は把握しておきましょう。
売上貢献を実感できる
営業事務は、営業スタッフが効率よく仕事ができるように、契約書類の作成や受発注管理などのサポート業務にあたります。
自分のサポートによって担当する営業スタッフの営業成績が上がれば、「営業チームに貢献できた」と実感できるでしょう。
難しい大変な業務があってもやりがいを感じることができるはずです。
取引先・顧客に感謝される
営業事務は、顧客とメールや電話でやり取りしたり、商品の納期や受発注を管理したりするなど会社の売上に間接的に関わります。
営業事務が円滑に業務を行うことで、顧客や取引先からスムーズな対応を感謝されることもあるのです。
未経験の募集もある
営業事務の職種では基本的なパソコンスキルは求められますが、どのような専門知識が要るかは会社によって異なり、多くは入社後に学びます。
そのため未経験者でも営業事務に応募できる企業もあり、挑戦しやすいといえるでしょう。
営業事務に向いてる人・性格
やめとけと言われる営業事務ですが、向いてる人や性格にはどのようなものがあるのでしょうか。
特に未経験者は自分が営業事務に向いてる人なのかチェックしてみましょう。
コミュニケーション能力が高い人
営業事務は、営業チームの一人として、社内外の人と連絡を取ることが多い職種です。
そのためさまざまな人と円滑に意思疎通を図れる、コミュニケーション能力が高い人が営業事務に向いてる人といえます。
例えば、営業スタッフとは、営業からの依頼を正確に把握し、スムーズにサポート業務を行うことが必要です。
また顧客対応でもうまく意思疎通できなければ、営業スタッフや顧客に迷惑をかけることになってしまいます。
デスクワークがしたい人
きつい、やめとけといわれる営業事務ですが、デスクワークが中心であるため、デスクワークがしたい人におすすめの職種です。
営業事務は社内で営業関連の書類作成やデータ入力などを担い、営業スタッフが主に外回りの営業を担当します。
そのため、外回りの営業や接客のような長時間の立ち仕事を避けたい人は、営業事務に向いてる人といえるでしょう。
給与やポジションを気にしない人
給与や肩書きにこだわりがない人は営業事務に向いてる人です。
営業職は、営業成績を上げれば高い評価や報酬が期待できるのが特徴。
一方の営業事務はサポート業務を担うため、どうしても給与が低くなりやすく、昇進の機会も少なくなりがちです。
しかし営業事務は営業スタッフが営業活動に集中するために重要な仕事をしています。
給与やポジションを気にせず、営業担当のサポートにやりがいを見出せる性格の人が向いてるでしょう。
【やめとけ】営業事務に向いてない人・性格
営業事務に向いてる人の特徴を見てきましたが、営業事務に向いてない人や性格にはどのようなものがあるのでしょうか。
向いてない人の性格を理解し、ミスマッチを防ぎましょう。
自分が表で活躍したい人
営業事務は営業の裏方として、書類作成やスケジュール調整、受発注管理などを担います。
会社の顔として、顧客に提案をしたり、契約交渉を行なったりするのは営業スタッフです。
そのため、自分が表で活躍したい人は営業事務に向いてない人といえます。
縁の下の力持ちではなく、自分が売上を上げる中心人物になりたいと考えている人は、営業事務を続けるのが難しいでしょう。
チームで働くのが苦手な人
チームで働くことに苦手意識を持っている人には、営業事務の仕事内容は難しいと感じるでしょう。
営業事務は、担当する営業スタッフのほかに他部署の社員や顧客とうまく連携しながら、仕事を進める必要がある職種です。
自分一人で仕事を進めたい人や、協調性を持って周りと働くのが得意でない人は、営業事務に向いてない人といえます。
コミュニケーション能力が足りない人
コミュニケーション能力が低いと、営業事務の仕事を行うのがきつい、大変と感じるはずです。
営業事務は、社内の営業や法務、倉庫部門のスタッフ、社外の取引先など、さまざまな関係者とコミュニケーションを取る必要があります。
相手が何を求めているかを理解するとともに、こちらの依頼や要求を的確に伝えなければなりません。
そのためコミュニケーションが苦手な人は営業事務は難しいでしょう。
イレギュラーな対応をしたくない人
営業事務の仕事内容はきつい、大変とされる理由として、イレギュラーな対応が求められる場面が多くある点が挙げられます。
営業活動は、いつもスケジュール通りに進むわけではなく、顧客の急な要求に応えたり、トラブルに対応したりする必要があります。
営業事務はそうした予定外の業務に臨機応変に素早く対処しなくてはならないため、忙しすぎる、きついと感じる人もいるでしょう。
【未経験の人必見】営業事務に必要なスキル
営業事務は未経験でも挑戦しやすい職種ですがいくつか必要なスキルがあります。
例えば、契約書や見積書の作成、受発注業務などで手早く正確に業務をこなす必要があり、高い事務処理能力が求められるでしょう。
また取引先と関わる場面も多いため、ビジネスマナーやおもてなしのホスピタリティ精神を備えていることも重要です。
さらに、自社の取り扱い商品や競合状況、法規制などの専門知識を学ぶ意欲も必要でしょう。
まとめ
営業事務は大変、やめとけといわれる理由や、営業事務に向いてない人や性格、向いてる人の特徴を紹介しました。
営業事務は、事務処理や資料作成などを行い営業職を裏から支える職種。
入社後は難しい知識が必要になったり、忙しすぎると感じたりする場合はありますが、営業チームの一員としてやりがいがある仕事です。
未経験でも挑戦しやすいので、記事を参考に自分が営業事務に向いてる性格かなどを見極めましょう。
