「段取り八分、仕事二分」とは誰の言葉なのか気になっている人も多いでしょう。
そもそも「段取り八分、仕事二分」は仕事を始める前の8割の段取りが重要という意味です。
この記事では、「段取り八分、仕事二分」という言葉の意味や類似する名言を紹介。
トヨタをはじめ多くの企業が実践するこの原則の詳細を解説します。
また「誰の言葉なのか」という解説、段取り力を上げるための具体例など関連内容もまとめました。

ビジネスの名言「段取り八分、仕事二分」の意味

「段取り八分、仕事二分」という名言は、仕事を始める前に段取りが8割終わっていれば実際の仕事は2割で終わるという意味です。
事前の準備と計画が、仕事の成果に対していかに大きな影響を与えるかを強調しています。

トヨタも重視する「段取り八分、仕事二分」とは?

トヨタ自動車は特に「段取り八分、仕事二分」の名言を積極的に実施する企業として有名です。
「段取り八分、仕事二分」が誰の言葉か解説する際の実例としてもよく使われています。
一般的な段取りは、無駄をなくしスピードを上げて計画どおりに進めることが目的。
一方トヨタ式の段取りはこれらに加えて、付加価値を高める・ベストタイミングで終わらせる・ビジネスの質を高めるといった意味も含まれます。
トヨタが実践する段取りは単に効率だけでなく、付加価値の高い成果を生み出すための手段なのです。

段取り八分とは誰の言葉?

段取り八分は誰の言葉なのかでしょうか。
歌舞伎用語で一幕の区切りを段、全体の構成を段取りという意味で呼んでいたことが起源のひとつです。
また、坂道に石段を作る際、傾斜に合わせ適切な大きさの石を選び段数を計画することは「段を取る」と言われます。
歌舞伎では本番に向けて石段の例では階段を完成させるため、いずれも事前準備に関わる用語に使われており誰の言葉というより業界用語として使われている形です。

段取り八分を言い換えると?

段取り八分の類語として言い換えると、孫氏の「勝敗は戦う前に決まっている」という名言があります。
他にも、「備えあれば憂いなし」「転ばぬ先の杖」などのことわざも、段取り八分と共通する言葉と共通点のある言い換えの名言として使われています。

段取り力が大事な理由

段取り力がビジネスの成功において重要な理由は、ビジネスの進め方に大きな影響を与えるからです。
特に効率化や仕事の遅れを防止するために段取りが重視されます。

業務の無駄を省いて効率化

段取り力が高いと、業務の無駄な手間を削減し作業スピードや品質を向上させることができます。
例えば、製造業の現場では効率的に製品を生み出すために機械化やデジタル化が進められることが多いです。
その事前準備を考えるのはあくまでも人であり段取り力が重視されます。

プロジェクトの遅れ防止

段取り力は、プロジェクトの遅延を防ぎトラブルを未然に防ぐためにも重要です。
不十分な準備のまま進めた場合、資材不足や人手不足といった問題を引き起こし、結果的に作業の遅れや品質の低下につながりかねません。

段取りのよい仕事をするポイント

ここからは、段取りよく仕事を進めるための重要なポイントを紹介。
段取りは順序や道筋などの言葉に言い換えることもでき、順序や道筋が段取りをよくする要素にもなっています。

目的を明らかにする

仕事を始める前に、その目的をはっきりさせることが重要です。
段取りは道筋と言い換えることもでき、目的が明確であればどのようなアイデアが必要か、どの問題を解決すべきかが見えてきます。
例えば新製品を考える際、これまでにない新しいものを作るのかユーザーニーズに答える商品を作るのかで段取りも変わるでしょう。

状況目標と行動目標を設定

目的を定めた後は、それを達成するための状況目標と行動目標の段取りを設定します。
状況目標はビジネスの最終的な成果の部分で、理想的な状態を示す目標です。
その成果に至るために必要な行動を具体的に設定することで、いつまでに・何を・どれくらいなど細かな行動を決めます。

優先順位を決める

段取りは順序や手順と言い換えることもでき優先順位は段取りに直結します。
仕事の段取りにおいては成果に直結する要点を特定し、それに基づいた優先順位を決めることが大切です。
複数のタスクを抱える際は、重要性と緊急性を考えながら優先順位を設定することで効果的に作業を進められます。

スケジュールには余裕を

計画を立てる際には、スケジュールに余裕を持たせることが重要です。
予期せぬトラブルや急なタスクの発生を考慮して、余裕をもったスケジュールを組むことで柔軟な対応ができます。
バッファも含めたスケジュール管理も段取りのひとつです。

PDCAサイクルを繰り返し改善する

製品やサービスをより良くするためにPDCAサイクルは欠かせません。
PDCAサイクルのPCAに該当する計画・確認・改善は「段取り八分」に通じる部分です。
Dの実行は「仕事二分」にあたり、段取りを言い換えるならPDCAサイクルそのものが「段取り八分、仕事二分」を表しているとも言えます。

ナレッジや過去のノウハウを活かす

過去の経験や知識は、新たな課題に対応する際の貴重な資源です。
自分自身や同僚、先輩の経験を活かし効率的にビジネスを進めるための方法を見つけましょう。
段取り力が高いトヨタなどの企業では、社内でのナレッジ共有やノウハウのマニュアル化なども徹底されています。

段取り力をアップさせるには

段取りよく仕事をするポイントとあわせて、段取り力そのものを上げる方法も覚えておきましょう。
段取り力をアップさせる具体例を紹介します。

業務をパターン化して標準化する

業務内において多くの作業には繰り返しのパターンが存在します。
これを標準化することでスタッフ間でのノウハウの共有ができるようになり、作業効率を大きく向上できるでしょう。
標準化された作業フローを確立すれば、個人のスキルレベルに依存せずに安定した品質の成果も生み出せます。

応用を利かせる・創造力を働かせる

段取り力を高めるには、創造力やそれに伴う柔軟性を鍛えることも意識してください。
様々なシチュエーションを想定し、それに応じた段取りを練っておくことで、急な変更や問題が発生した場合でも柔軟に対応できます。

シミュレーションを行う

段取り力を向上させるためには、事前に様々なシミュレーションを行い各状況に対応する準備をしておくことが大切です。
どのような状況でも成果を出せるように、様々な段取りを頭の中で整理し事前に重要なポイントを押さえたうえで優先順位や計画を立てるよう進めます。

ツールを導入

頭の中で段取りを考えることが苦手な人は各種ツールの力を使って考える方法もおすすめです。
例えばタスク管理ツール・ToDo管理ツール:WBSツールなどは、必要な作業を細分化してスケジュール管理を効率化するのに役立ちます。

まとめ

今回は「段取り八分、仕事二分」の意味や誰の言葉なのか、類似する名言、段取り力を上げる具体例を紹介しました。
主にモノ作りの現場で使用される機会が多い段取りは、製造業以外の現場においても効率的にビジネスを進めるために欠かせません。
段取り力が高い人や段取りを重視するトヨタのような企業は、論理的にものごとを考えられ創造力や柔軟性も高いと言えるでしょう。