人事異動や退職などで発生する「引き継ぎ」。
多くの会社員が経験するものですが、引き継ぎ資料がぐちゃぐちゃでわかりづらい、いい加減でストレスが大きいといった声も。
引き継ぎがうまくいかない、辛い原因には、さまざまな要因があります。
そこで今回、この記事では、引き継ぎのあるあるを紹介しつつ、うまい引き継ぎのコツを解説。
引き継ぎする側も受ける側もイライラを発生させないポイントを押さえましょう。
仕事の引き継ぎとは
仕事の引き継ぎとは、前任者から後任者が業務の内容を教わり、仕事を引き継ぐこと。
前任者が異動する場合や退職する場合など、仕事を他の人に担当してもらう必要があります。
引き継ぎがうまくいかないと後任者の業務に支障をきたし、顧客と意思疎通が取れなくなったり業績に悪影響を与えたりする恐れも。
前任者は、仕事内容や業務の進め方を計画的にわかりやすく後任者に伝え、スムーズにバトンタッチできるようにしましょう。
仕事の引き継ぎが必要な場面はどんな時?
仕事の引き継ぎが必要な場面は具体的にどのようなシーンでしょうか。
以下で代表的なものをピックアップします。
人事異動や担当交代
人事異動による配置替え、担当顧客の交代などがあった際に、仕事の引き継ぎが発生します。
大企業の総合職の場合は、異なる事業グループから人員が来ることもありうるでしょう。
転職や休職・退職
前任者が何らかの理由で転職・退職する場合にも仕事の引き継ぎが必要です。
病気などで長期間休職する場合も、その前任者の業務を他の社員が行うことが多いため、引き継ぎが発生します。
進行中のプロジェクトへの合流
システム開発やコンサルティングなど、チームでプロジェクトを遂行する場合でも、メンバーの入れ替えが起こることがあります。
メンバーが途中で抜けたり合流したりする際に、それまでの業務の引き継ぎが必要です。
【辛い】仕事の引き継ぎで起こるあるあるとは?
仕事の引き継ぎがストレスフルで辛い、うまくいかないということもあるでしょう。
ここからは引き継ぎでよく起こる「あるある」を紹介します。
引き継ぎに時間を確保できずうまくいかない
異動や退職の際は、通常業務に加えて関係者への挨拶や荷物整理などもする必要があり、慌ただしくなります。
そのため引き継ぎを受ける側となかなかスケジュールを合わせられず、引き継ぎが十分にできないことも。
結果として必要な情報が伝わらず、後任者が仕事でつまずいて辛い思いをしてしまいます。
資料やマニュアルがぐちゃぐちゃでいい加減
マニュアルや引き継ぎ資料がぐちゃぐちゃなケースも、うまくいかない「あるある」のひとつ。
引き継ぎでは、業務手順や情報を記した資料をもとに前任者が業務内容を伝えます。
しかし、資料やマニュアルがいい加減な場合や、どこにあるか分からない場合も。
そんな時は、スムーズに引き継ぎできずにイライラやストレスの原因になってしまいます。
前任者以外の誰も業務内容を知らない
仕事の引き継ぎが不十分なまま前任者が職場を去り、他の社員も引き継ぎ内容を知らないため後任者が困る場合もあります。
わからない点があっても誰からも教えてもらえず、後任者にとって多大なストレスに。
前任者だけが業務内容を知っているのではなく、日頃からチームメンバーと情報共有を行っておくことが重要です。
引き継いだ内容と実際の業務が異なる
前任者が作った資料はあるものの、実際の仕事の状況や業務手順と異なっていたというケースも。
複雑なプロセスを要する業務や複数のタスクを同時並行で行う業務で起こりやすい問題です。
いい加減に引き継ぎをすると、引き継ぎを受ける側にタスク情報を十分に伝えられず、後々辛い事態になってしまいます。
ストレスやイライラを発生させない! 引き継ぎがうまい人が知っているコツ
ここからは、引き継ぎがうまい人が知っているコツを紹介します。
引き継ぎで起こりやすい辛いあるあるを無くし、ストレスやイライラを発生させないようにしましょう。
引き継ぎに十分な時間をとる
引き継ぎで重要なポイントのひとつは、十分な時間を取ること。
出社最終日が決まったら、優先順位をつけて仕事をリストアップし、上司にも相談して引き継ぎの時間を確保してください。
後任者とのスケジュール調整も必要なので余裕をもって準備しましょう。
チームで情報共有して属人化を防ぐ
引き継ぎがうまい人は、自分の業務内容を日頃からチームのメンバーと共有しています。
こうした情報共有によって属人化を防ぐことができ、誰かが抜けても業務が回りやすいです。
前任者が去った後に後任者がわからないことがあっても、他のチームメンバーがサポートすることができるでしょう。
引き継ぎ資料を上長がチェックする
引き継ぎ資料を作成したら、チームの上司や上長にチェックしてもらうのもおすすめ。
上司に見てもらうことで、いい加減な資料・マニュアル作成を防ぐことができます。
資料の疑問点や足りないところを指摘してもらい、引き継ぎを受ける側にとってわかりやすい内容や手順に変えていきましょう。
引き継ぎを受ける側とコミュニケーションツールを活用
前任者が異動する場合は、Slackなどのコミュニケーションツールを使うのもうまいコツのひとつ。
後で後任者がわからないことがあってもすぐに前任者に聞くことができます。
また引き継ぎ資料をクラウドで共有・編集するのも、重要なポイント。
検索や閲覧がしやすくなり、マニュアルや資料がぐちゃぐちゃでわからないといった事態を防げます。
書類データやファイルの場所を確認
大まかな業務内容は、引き継ぎ資料の内容を見れば理解できます。
しかし、いざ業務を行うときにデータがどこにあるかわからないとイライラの原因に。
そのため書類やデータがどこにあるかも明示しておくのが大事です。
パソコンのデータなら「▲▲のデータは○○フォルダ」「過去資料は○○ファイル」と整理して記載しましょう。
うまい引き継ぎ書のコツを押さえよう
ここからはうまい引き継ぎ書を作るコツを紹介。
以下のポイントを押さえて、ストレスフリーなうまい引き継ぎを行いましょう。
年間、月間、週間の業務の流れを書き出す
まず、年間の業務を書き出しましょう。
予算の作成時期やプロジェクトの開始時期といった年間の業務の節目などをピックアップしていきます。
次に月間、週間で決まって行う業務があれば、それらを書き出していきましょう。
エクセルで流れとしてわかりやすいようにまとめると、ぐちゃぐちゃな印象を与えません。
取引先の名前、連絡先をリストアップ
取引先の名前や電話番号、機械が故障したときの問い合わせ先なども記載するのもコツです。
さらに前任者が関係各所にあらかじめ「担当が変わります」と伝えておくとスムーズでしょう。
後任者の業務が滞り、うまくいかないといった事態を防げます。
リストはマニュアルとして、後任者が更新し続けることもできて便利。
まとめ
記事では仕事の引き継ぎで起こりやすい辛いあるあるや、引継ぎがいい加減な人とうまい人の特徴を紹介しました。
いい加減でぐちゃぐちゃな引き継ぎをすると、後任者だけでなく組織全体に迷惑がかかります。
職場を離れることが決まったら、余裕をもって引き継ぎのスケジュールを立て、マニュアルなどを整理するのが大事。
記事を参考に引き継ぎをする側と受ける側がストレスにならないように、うまい引き継ぎを目指しましょう。
